四、三層計(jì)劃的跟蹤和管理

參見(jiàn)圖 1的三層計(jì)劃管理框架，其制定的過(guò)程是“自頂向下”的，但是跟蹤過(guò)程則是“自底向上”的。根據(jù)計(jì)劃的不同層次，計(jì)劃的跟蹤和管理主要包括以下三種方式：

1.各個(gè)小組每天早晨的晨會(huì)

2.項(xiàng)目組每周的周例會(huì)

3. 組織層面的里程碑評(píng)審。

其中，后面的兩種跟蹤方式一般的項(xiàng)目經(jīng)理都比較熟悉，只作簡(jiǎn)單說(shuō)明。這里重點(diǎn)介紹一下“底層計(jì)劃”的跟蹤和管理方法。

底層計(jì)劃的管理不僅為中層計(jì)劃提供了基礎(chǔ)信息，也是項(xiàng)目管理落地的基石。前面提到，底層計(jì)劃在白板上上公示，但小組長(zhǎng)還需要配合使用一個(gè)管理底層計(jì)劃的關(guān)鍵工具——《完成度矩陣》。

參見(jiàn)圖 4，完成度矩陣用Excel表開(kāi)發(fā)，是連接底層計(jì)劃中層計(jì)劃的橋梁。它成上下兩個(gè)部分：上半部分為“底層計(jì)劃”，下半部分左面為“任務(wù)”欄，右面為“關(guān)鍵步驟”欄，記錄了每項(xiàng)“任務(wù)”分解成“關(guān)鍵步驟”的過(guò)程。

圖4：完成度矩陣

通過(guò)一些簡(jiǎn)單的開(kāi)發(fā)，《完成度矩陣》可以根據(jù)“關(guān)鍵步驟”的分解結(jié)果自動(dòng)導(dǎo)出上半部分“底層計(jì)劃”，還可以根據(jù)“底層計(jì)劃”的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，自動(dòng)計(jì)算出每個(gè)“任務(wù)”的完成比例。后來(lái)還增加了《個(gè)人周報(bào)》自動(dòng)導(dǎo)出功能，直接根據(jù)“底層計(jì)劃”導(dǎo)出每個(gè)成員的工作任務(wù)，減少小組長(zhǎng)的工作量。

底層計(jì)劃采用晨會(huì)的方式進(jìn)行跟蹤，晨會(huì)一般在15分鐘左右，要求小組所有成員站在白板前面完成。晨會(huì)的步驟如下：

第一步，小組長(zhǎng)與項(xiàng)目組成員逐個(gè)確認(rèn)昨天任務(wù)的完成情況，并進(jìn)行標(biāo)注。確認(rèn)任務(wù)的完成情況不涉及執(zhí)行細(xì)節(jié)，僅需要回答：“Yes/No”。一般任務(wù)按時(shí)完成用“√”別時(shí)，未按時(shí)完成用“○”;對(duì)于昨天未完成但是完成的任務(wù)，在原來(lái)“○”的基礎(chǔ)上增加一個(gè)“√”，將任務(wù)的完成情況分成三類：“按期完成”，“延遲完成”和“延遲中”，并進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。這樣，只要看到“底層計(jì)劃”(圖 3)模版左上角的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，可以對(duì)于小組的工作狀態(tài)有了大概的了解。

第二步，組長(zhǎng)根據(jù)昨天任務(wù)的完成情況和的任務(wù)要求，對(duì)“底層計(jì)劃”進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，布置當(dāng)天每個(gè)人的工作任務(wù)。會(huì)后，再將進(jìn)展和計(jì)劃的調(diào)整信息更新到《完成度矩陣》中(幾分鐘應(yīng)該可以完成)。

第三步，組長(zhǎng)收集執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題(這時(shí)，成員可以說(shuō)明沒(méi)有完成任務(wù)的原因是什么)，記錄到白板上，并審核以前的問(wèn)題的狀態(tài)。除非簡(jiǎn)單可以當(dāng)場(chǎng)解決的問(wèn)題，此時(shí)仍不要對(duì)問(wèn)題展開(kāi)討論，只要記錄到白板的問(wèn)題欄。會(huì)后，對(duì)于這些問(wèn)題再作進(jìn)一步討論，或另行安排相關(guān)各方碰頭協(xié)調(diào)。

鑒于底層計(jì)劃的顆粒度已經(jīng)到了每人每天的工作，一般變動(dòng)比較頻繁。但是，小組長(zhǎng)還是要盡量將變動(dòng)減少到小，太多變更不僅浪費(fèi)小組的工作時(shí)間，而且每個(gè)成員切換工作內(nèi)容、進(jìn)入工作狀態(tài)都會(huì)降低工作效率。

底層計(jì)劃如果不會(huì)影響到中層計(jì)劃的進(jìn)展，組長(zhǎng)可以直接調(diào)整底層計(jì)劃，而不需要通知PM或者架構(gòu)師。但是，如果底層影響到了中層計(jì)劃，則應(yīng)該通知PM和架構(gòu)師，并說(shuō)明變更的原因。項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)可以據(jù)此評(píng)估對(duì)于后續(xù)計(jì)劃的影響，并采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行管理。如果需要，還應(yīng)該跟其他小組溝通中層計(jì)劃的變化。進(jìn)一步，如果變化影響到了高層計(jì)劃的里程碑，則應(yīng)該作為重大變更，由項(xiàng)目經(jīng)理迅速匯報(bào)到項(xiàng)目總監(jiān)層面，討論具體對(duì)策并采取措施。

有了底層計(jì)劃的管理基礎(chǔ)，中層計(jì)劃的管理效率會(huì)提高很多。中層計(jì)劃采用周例會(huì)方式管理，基本上是匯總每個(gè)小組的底層計(jì)劃的完成情況并局部進(jìn)行調(diào)整的過(guò)程。主要任務(wù)包括：組長(zhǎng)首先根據(jù)上周底層計(jì)劃完成狀態(tài)，更新《完成度矩陣》中各項(xiàng)任務(wù)的完成情況;然后，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)各小組長(zhǎng)的提交的《完成度矩陣》，更新《中層計(jì)劃》中的任務(wù)完成情況;后，項(xiàng)目經(jīng)理和小組長(zhǎng)一起制定下周工作計(jì)劃。周例會(huì)的跟蹤方法參見(jiàn)筆者的另一篇文章《項(xiàng)目經(jīng)理怎么知道每天該干什么》中的范例，這里不作贅述。

高層計(jì)劃的控制點(diǎn)在里程碑，但是有了中層計(jì)劃的信息基礎(chǔ)，其實(shí)每周、甚至每天都可以知道是否可以按期到達(dá)里程碑。里程碑評(píng)審是確認(rèn)上個(gè)階段的完成、批準(zhǔn)下個(gè)階段開(kāi)始的過(guò)程。具體的任務(wù)包括：交付物納入基線并完成審計(jì);項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于里程碑完成進(jìn)行說(shuō)明，對(duì)于進(jìn)度、成本、范圍的度量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析;對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行評(píng)估;對(duì)于客戶反饋進(jìn)行分析;評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施;質(zhì)量經(jīng)理評(píng)估項(xiàng)目質(zhì)量狀況、交付物缺陷修改情況、階段審計(jì)不符合項(xiàng)的修改情況。后，由項(xiàng)目總監(jiān)根據(jù)項(xiàng)目的狀況，批準(zhǔn)本階段結(jié)束和進(jìn)入下一階段。

五、 實(shí)踐效果總結(jié)

三層計(jì)劃的管理方法的核心，是對(duì)應(yīng)項(xiàng)目組、小組和個(gè)人的組織結(jié)構(gòu)，將項(xiàng)目計(jì)劃分成高層計(jì)劃、中層計(jì)劃、底層計(jì)劃三個(gè)層次，并采用滾動(dòng)更新、分段制定的方法，隨著工作的進(jìn)行逐步細(xì)化計(jì)劃。這樣的管理方法，可以幫助項(xiàng)目總理理清層次，從宏觀到微觀的逐層聚焦，不僅能夠看到項(xiàng)目的整體趨勢(shì)，還可以深入查出問(wèn)題“點(diǎn)”。因此，可以與各個(gè)層面進(jìn)行清晰的溝通，能夠“3分鐘說(shuō)清項(xiàng)目狀況”。

針對(duì)“底層計(jì)劃”變動(dòng)頻繁、要求“響應(yīng)速度快、公示性強(qiáng)”的特點(diǎn)，采用“白板”動(dòng)態(tài)跟蹤每個(gè)人的工作情況，逐層向上匯總以獲取項(xiàng)目的整體進(jìn)展的信息�；�于白板的底層計(jì)劃管理，還為CMMi4評(píng)估積累了寶貴的度量數(shù)據(jù)，“白板”文化在評(píng)估過(guò)程中獲得了主任評(píng)估師的贊賞。

但是，這種方法也有一定的適用條件。第一，需要有比較明確的“實(shí)施方法論”，即每個(gè)階段工作流程、任務(wù)比較清晰;其次，在規(guī)模比較大時(shí)才有必要，對(duì)于僅有一二十人的小型軟件項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，可以直接管理到底層計(jì)劃;第三，在基地化的開(kāi)發(fā)的模式下比較有效，因?yàn)轫?xiàng)目組有比較大自主權(quán)，受外界的影響比較小。

后，分享一點(diǎn)個(gè)人體會(huì)。在選擇底層計(jì)劃管理工具的過(guò)程中，嘗試過(guò)多種選擇。首先想到的是Project，但很快發(fā)現(xiàn)如果要分解到底層計(jì)劃的層次則過(guò)于龐大，很難管理;其次，想到了 Excel，盡管其項(xiàng)目管理功能非常有限，但用來(lái)開(kāi)發(fā)一些類似《完成度矩陣》的小工具非常有效;后，選擇的卻是簡(jiǎn)單、不自動(dòng)的白板，但發(fā)揮了意想不到的作用。因此，軟件開(kāi)發(fā)中“人”才是重要的，如果沒(méi)有“人”的能動(dòng)性，再高級(jí)的工具也難以發(fā)揮作用—— “開(kāi)著夏利還撞墻呢，難道換成奔馳不撞了”?