軟件項(xiàng)目進(jìn)行中，項(xiàng)目經(jīng)理需要與各個(gè)層面的人進(jìn)行大量的溝通，對(duì)象可能從程序員直到CEO。作為項(xiàng)目的“指揮官”，項(xiàng)目經(jīng)理不但要知道項(xiàng)目的整體進(jìn)展和趨勢(shì)，還要知道細(xì)節(jié)上的難點(diǎn)。某種意義上說(shuō)，如果“如果3分鐘之內(nèi)還說(shuō)不清項(xiàng)目的情況，說(shuō)明你的管理還不到位”。其實(shí)，“說(shuō)清”的前提是“看清”、“理清”項(xiàng)目各個(gè)層面的信息。本文介紹的“三層計(jì)劃”管理方法，是神州數(shù)碼西安開(kāi)發(fā)基地在實(shí)踐中逐步總結(jié)和積累的出來(lái)的一種分層管理方法，希望對(duì)讀者有所幫助
一、“三分鐘”能說(shuō)清楚項(xiàng)目進(jìn)展嗎?
項(xiàng)目經(jīng)理的一個(gè)重要任務(wù)是要不斷地進(jìn)行溝通，特別是在很短的時(shí)間內(nèi)說(shuō)清、或者獲取關(guān)于項(xiàng)目執(zhí)行狀況的信息。
案例：筆者在負(fù)責(zé)管理神州數(shù)碼西安開(kāi)發(fā)基地的時(shí)候，公司CEO董其奇先生經(jīng)常到基地檢查工作，了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況。當(dāng)時(shí)，基地大大小小有好幾十個(gè)同時(shí)進(jìn)行的項(xiàng)目，而且分別處于不同的階段，因此每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理一般僅有幾分鐘的時(shí)間說(shuō)明項(xiàng)目進(jìn)展。
身為高層領(lǐng)導(dǎo)，董其奇一方面要求看到項(xiàng)目的宏觀進(jìn)展和趨勢(shì)，另一方面還非常關(guān)注細(xì)節(jié)，甚至可能問(wèn)到類(lèi)似“某人某天在做什么?他遇到了什么困難”這樣的問(wèn)題。這樣的匯報(bào)方式項(xiàng)目經(jīng)理非常不適應(yīng)，特別是那些管理著上百人的項(xiàng)目經(jīng)理尤其感覺(jué)“頭疼”。
老實(shí)說(shuō)，剛開(kāi)始筆者本人也覺(jué)得這樣的要求過(guò)于苛刻。為了提高溝通效率，曾經(jīng)把解決問(wèn)題的關(guān)鍵放在了提高項(xiàng)目經(jīng)理的溝通技巧上，包括統(tǒng)一的匯報(bào)模板、演講技能培訓(xùn)，但是效果有限。
原因很簡(jiǎn)單，雖然表達(dá)能力達(dá)到了很大的改進(jìn)，但是一旦被問(wèn)及很多執(zhí)行層面的具體問(wèn)題時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理仍不能準(zhǔn)確提供信息。而領(lǐng)導(dǎo)的想法也非常有道理，如果一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理不能說(shuō)出問(wèn)題出在那個(gè)“點(diǎn)”上，又怎么采取正確的措施控制好項(xiàng)目呢?也是說(shuō)，“如果你幾分鐘之內(nèi)還說(shuō)不清項(xiàng)目的情況，說(shuō)明你的管理還不到位”
仔細(xì)想想領(lǐng)導(dǎo)的話，“說(shuō)不清楚”的原因其實(shí)不是表達(dá)能力的問(wèn)題，而是不知道該從那個(gè)層面上進(jìn)行溝通問(wèn)題;更深一層，是一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理不知道該在那個(gè)層面(或者那幾個(gè)層面上)管理項(xiàng)目。
二、怎樣才能從“全局”看到“個(gè)體”?
項(xiàng)目管理的核心是計(jì)劃，而計(jì)劃是有層次的。舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，很多項(xiàng)目一開(kāi)始會(huì)有一個(gè)“主計(jì)劃”(神州數(shù)碼內(nèi)部稱之為高層計(jì)劃)，并得到客戶和公司高層的認(rèn)可，輕易不能更改。而各個(gè)項(xiàng)目小組需要據(jù)此制定一套自己的詳細(xì)的計(jì)劃。理論上，可以逐層把計(jì)劃分解到每個(gè)人每天做什么這樣詳細(xì)的程度，但在大項(xiàng)目中這樣做有很大的困難，原因之一是軟件項(xiàng)目的“不確定性”。
我們知道，軟件項(xiàng)目的周期一般比較長(zhǎng)，過(guò)程中項(xiàng)目的需求、功能甚至目標(biāo)都可能變化;其次，各種突發(fā)事件、項(xiàng)目問(wèn)題、各種變更，都能導(dǎo)致計(jì)劃在執(zhí)行中的變動(dòng);第三，開(kāi)發(fā)人員的個(gè)體能動(dòng)性、情緒對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展也有直接的影響，基于預(yù)測(cè)的估算本身有誤差。在這樣的情況下，試圖將計(jì)劃分解“每人每天”做什么，一方面計(jì)劃會(huì)龐大無(wú)比，另外也缺乏實(shí)際指導(dǎo)意義。因?yàn)椋雽?ldquo;3個(gè)月后某人某天在干什么都能夠清晰計(jì)劃出來(lái)”的計(jì)劃，基本上是在試圖精確預(yù)測(cè)未來(lái);實(shí)際執(zhí)行中，項(xiàng)目經(jīng)理可能將所有時(shí)間都放在計(jì)劃上的維護(hù)上，也難以跟上“變化”。
其實(shí)，一個(gè)大型項(xiàng)目好比一場(chǎng)戰(zhàn)役，計(jì)劃好比是作戰(zhàn)地圖，項(xiàng)目經(jīng)理好比是指揮官。制定作戰(zhàn)計(jì)劃時(shí)，指揮官要對(duì)全局進(jìn)行考慮，在地圖上說(shuō)明每個(gè)團(tuán)的作戰(zhàn)任務(wù)，之后每個(gè)團(tuán)再確定下屬各連隊(duì)的戰(zhàn)斗任務(wù)。作戰(zhàn)中，情況經(jīng)常變化，團(tuán)長(zhǎng)為了完成任務(wù)可以調(diào)整連隊(duì)的部署，連隊(duì)也要?jiǎng)討B(tài)指揮單兵作戰(zhàn)。而指揮官首先需要戰(zhàn)場(chǎng)全局的態(tài)勢(shì)，然后才會(huì)關(guān)注哪個(gè)團(tuán)沒(méi)有完成任務(wù)，進(jìn)一步聚焦到某個(gè)“英雄連”的戰(zhàn)斗情況，或者某個(gè)“尖刀班”突擊進(jìn)展。
與此類(lèi)似，項(xiàng)目大了之后，如果項(xiàng)目經(jīng)理仍試圖在一張地圖中標(biāo)注每個(gè)單兵的任務(wù)，會(huì)使得地圖秘密麻麻、極其繁雜，不但無(wú)法執(zhí)行，而且也看不出戰(zhàn)局的整體態(tài)勢(shì)。因此，“說(shuō)不清”的核心問(wèn)題在于缺乏系統(tǒng)的方法分層計(jì)劃、分層管理。
“怎樣劃分層次?何時(shí)進(jìn)行細(xì)化?怎樣進(jìn)行管理?”才能保證項(xiàng)目經(jīng)理從全局到個(gè)體都能看清楚呢?結(jié)合國(guó)外同行的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，西安開(kāi)發(fā)基地通過(guò)實(shí)踐逐步形成了一套“三層計(jì)劃”的管理方法，其核心是：
1.將項(xiàng)目計(jì)劃分成高層計(jì)劃、中層計(jì)劃、底層計(jì)劃三個(gè)層次，分別對(duì)應(yīng)項(xiàng)目組、小組和個(gè)人的管理結(jié)構(gòu);
2. 采用滾動(dòng)更新、分段制定的方法，隨著工作的進(jìn)行逐步細(xì)化計(jì)劃;每層計(jì)劃的細(xì)化頻率和顆粒度要求不同
3. 采用白板記錄和更新底層計(jì)劃，動(dòng)態(tài)跟蹤每個(gè)人的工作任務(wù)完成情況，逐層向上匯總并確定項(xiàng)目的整體狀況
通過(guò)這種方法，項(xiàng)目經(jīng)理可以看到項(xiàng)目的當(dāng)前狀況和整體趨勢(shì)，還可以逐級(jí)向下追蹤，直到發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題的“點(diǎn)”。
三、三層計(jì)劃的管理框架
對(duì)應(yīng)于一般的軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)，“項(xiàng)目計(jì)劃”一般可以分為三個(gè)層次：高層計(jì)劃，中層計(jì)劃和底層計(jì)劃。西安開(kāi)發(fā)基地使用的三層計(jì)劃的管理框架參見(jiàn)圖 1所示。區(qū)分不同層次的原則，一是對(duì)于不同層面管理的顆粒度要求不同，二是對(duì)于不同的溝通對(duì)象、溝通的信息層面不同。但無(wú)論從哪個(gè)層面的計(jì)劃，都必須回答的核心問(wèn)題是：“現(xiàn)在進(jìn)展如何”，“下面將會(huì)怎樣”。
圖 1：三層計(jì)劃框架
