高層計(jì)劃主要的溝通對(duì)象為客戶(hù)或公司高層，具體可能包括CEO、CIO、CFO、CTO、項(xiàng)目出資人，或者其他高層人士;所以，高層計(jì)劃有時(shí)也被形象地稱(chēng)為“C-計(jì)劃”。高層計(jì)劃作用是快速、清晰地給高層一個(gè)項(xiàng)目“快照”，說(shuō)明“項(xiàng)目目前處于什么階段，在這個(gè)階段預(yù)計(jì)還需要多長(zhǎng)時(shí)間?”，以及“剛剛到達(dá)的里程碑是什么?下一個(gè)里程碑是什么?”，而這正是高層管理人員第一時(shí)間想得到的信息。

中層計(jì)劃的使用者和溝通對(duì)象是項(xiàng)目中的執(zhí)行人員，包括項(xiàng)目經(jīng)理，小組長(zhǎng)和項(xiàng)目成員，它說(shuō)明了“為了完成項(xiàng)目，必須完成那些任務(wù)”，“這些任務(wù)正在(或者將會(huì))被誰(shuí)執(zhí)行”。中層計(jì)劃的主要作用是確保項(xiàng)目經(jīng)理能夠密切跟蹤項(xiàng)目任務(wù)的完成情況，因此溝通的主題是“哪些任務(wù)應(yīng)該被完成?什么時(shí)候能完成。”。

另外，中層計(jì)劃還應(yīng)該說(shuō)明任務(wù)之間的依賴(lài)關(guān)系，確保不同項(xiàng)目小組之間的有效溝通。溝通的主題是“這個(gè)任務(wù)應(yīng)該在那個(gè)任務(wù)之前完成;或者，這個(gè)任務(wù)必須和那個(gè)任務(wù)同時(shí)執(zhí)行”。項(xiàng)目經(jīng)理關(guān)注的是中層計(jì)劃中任務(wù)的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間，而不是執(zhí)行的細(xì)節(jié)。中層計(jì)劃一旦引起高層計(jì)劃延期的時(shí)候，可以迅速追蹤到“哪個(gè)任務(wù)出問(wèn)題了”。

底層計(jì)劃也是分層管理方法的核心之一，用來(lái)確定任務(wù)的負(fù)責(zé)人該如何工作，因此主要是被組長(zhǎng)和具體責(zé)任人使用。底層計(jì)劃作用是將中層計(jì)劃的任務(wù)進(jìn)一步分解為“關(guān)鍵步驟”或“關(guān)鍵要素”，確保的執(zhí)行者在非常詳細(xì)(每人每天)的層面上計(jì)劃和溝通，溝通的主題應(yīng)該是“這個(gè)任務(wù)已經(jīng)走到哪一步了?”。底層計(jì)劃不但能保證對(duì)中層計(jì)劃的有效跟蹤和清晰度量，而且在任務(wù)分解的過(guò)程中，可以發(fā)現(xiàn)原來(lái)對(duì)于周期或者工作量的估算偏差，為項(xiàng)目組提供一個(gè)“中層計(jì)劃估算是否恰當(dāng)”的快速反饋。

1 高層計(jì)劃的制定

一般地商務(wù)活動(dòng)中，在簽約之前的方案論證階段，客戶(hù)會(huì)提出項(xiàng)目的整體工期要求，有時(shí)招標(biāo)書(shū)中也有明確的時(shí)間要求。參見(jiàn)圖 1，高層計(jì)劃以里程碑為基本元素將項(xiàng)目劃分成若干個(gè)階段，并明確每個(gè)里程碑對(duì)應(yīng)的標(biāo)志性事件、交付物、時(shí)點(diǎn)和關(guān)閉條件。

有些項(xiàng)目在合同(或方案建議書(shū))中專(zhuān)門(mén)有一個(gè)章節(jié)，說(shuō)明項(xiàng)目的“實(shí)施方法”，這可能是客戶(hù)與公司的技術(shù)專(zhuān)家(例如架構(gòu)師)、咨詢(xún)顧問(wèn)和項(xiàng)目總監(jiān)在項(xiàng)目的早期階段共同完成的，可能直接轉(zhuǎn)化為高層計(jì)劃。另外一些項(xiàng)目，在商務(wù)談判的過(guò)程中會(huì)確定工作范圍，包括每個(gè)階段的時(shí)間段和必須完成的工作，這樣的“工作范圍”也可以非常方便地轉(zhuǎn)換成為高層計(jì)劃。

以神州數(shù)碼西安開(kāi)發(fā)基地的“客戶(hù)化”項(xiàng)目為例，其運(yùn)作模式是先在基地開(kāi)發(fā)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的基本版本，然后根據(jù)不同客戶(hù)的需求差異進(jìn)行客戶(hù)化。因此典型的階段劃分為“原型培訓(xùn)，差異分析，功能定義，客戶(hù)化開(kāi)發(fā)，出廠測(cè)試，試運(yùn)行和投產(chǎn)”。每個(gè)階段的大致時(shí)間范圍和必須完成的工作都比較確定，這樣“方法論”可以方便地轉(zhuǎn)換成為高層計(jì)劃。

高層計(jì)劃的詳細(xì)程度取決于項(xiàng)目的不同需求。一般對(duì)于項(xiàng)目周期為3-9個(gè)月項(xiàng)目的來(lái)說(shuō)，里程碑的時(shí)間跨度應(yīng)該在2-4周之間;每個(gè)階段內(nèi)，任務(wù)顆粒度應(yīng)該是以周為單位進(jìn)行計(jì)算的。如果其中有一些以“日”為單位計(jì)算的任務(wù)非常關(guān)鍵，雖然可以將其包含在以周為單位的任務(wù)里，但建議直接放在高層計(jì)劃里，以突出其重要性。如果一個(gè)項(xiàng)目的周期非常長(zhǎng)，里程碑的時(shí)間跨度應(yīng)該是4-6周之間，但不要超過(guò)6周。時(shí)間跨度和顆粒度的確定原則，是方便項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行溝通和和管理。

在項(xiàng)目組內(nèi)，高層計(jì)劃可以使用Excel表格進(jìn)行管理。在組織層面，西安開(kāi)發(fā)中心使用視銳達(dá)公司的VP系統(tǒng)集中管理所有項(xiàng)目的高層計(jì)劃，其中有專(zhuān)門(mén)的高層計(jì)劃管理工具。

2 中層計(jì)劃的制定

高層計(jì)劃完成之后，標(biāo)志著項(xiàng)目有了清晰的里程碑，這時(shí)可以開(kāi)始制定中層計(jì)劃。中層計(jì)劃的實(shí)質(zhì)，是將高層計(jì)劃中的任務(wù)分解為以 “小組”為單位的任務(wù)集合，其制定過(guò)程需要項(xiàng)目經(jīng)理、架構(gòu)師、質(zhì)量經(jīng)理以及各個(gè)小組長(zhǎng)密切配合。

正如前面所說(shuō)的那樣，雖然項(xiàng)目一開(kāi)始可以定義詳細(xì)的中層計(jì)劃，但鑒于項(xiàng)目變化頻繁，一般情況下建議在進(jìn)入某個(gè)階段之前，再詳細(xì)定義中層計(jì)劃。換言之，“上個(gè)階段”的重要工作之一是完成“下個(gè)階段”中層計(jì)劃。結(jié)合高層計(jì)劃例子，在進(jìn)入“差異分析”階段之前，要詳細(xì)定義“差異分析”的中層計(jì)劃，即明確必需完成任務(wù)和以及它們依賴(lài)關(guān)系;同樣地，在“差異分析”階段的快要結(jié)束的時(shí)候，應(yīng)該根據(jù)“差異分析”的結(jié)果制定“功能定義”階段的中層計(jì)劃。將上個(gè)階段的產(chǎn)出作為下一個(gè)階段的計(jì)劃依據(jù)，這樣的過(guò)程不斷滾動(dòng)進(jìn)行。

中層計(jì)劃的制定是項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的職責(zé)。如果計(jì)劃開(kāi)始之前發(fā)現(xiàn)某種原因造成項(xiàng)目角色不明，或者組織結(jié)構(gòu)不清晰，好盡快明確組織結(jié)構(gòu)和職責(zé)。這樣可以保證以“團(tuán)隊(duì)”方式共同制定計(jì)劃，項(xiàng)目經(jīng)理也可以與關(guān)鍵角色或者負(fù)責(zé)人直接討論，避免“閉門(mén)造成”。具體制定計(jì)劃的步驟如下：

第一步，為提高效率，可以先由項(xiàng)目經(jīng)理和架構(gòu)師完成初始的任務(wù)分解和工作量估算，將高層計(jì)劃分解為每個(gè)小組“任務(wù)”和“約束”：包括每個(gè)小組的工作范圍(需要完成的任務(wù))，小組對(duì)外依賴(lài)關(guān)系，完成任務(wù)所需要的資源(每個(gè)小組需要多少人，關(guān)鍵素質(zhì)是什么)，下一個(gè)里程碑的要求(交付物，時(shí)間和關(guān)閉條件)。一般需要召開(kāi)一個(gè)會(huì)議，并請(qǐng)小組長(zhǎng)以上成員參加。

第二步，各個(gè)小組在項(xiàng)目經(jīng)理的指導(dǎo)之下制定自己的中層計(jì)劃，也是以“任務(wù)”和 “約束”為基礎(chǔ)，圍繞如何按期到達(dá)里程碑制定詳細(xì)計(jì)劃。中層計(jì)劃必須明確每個(gè)任務(wù)的起止時(shí)間，任務(wù)的先后次序(也是任務(wù)之間的依賴(lài)關(guān)系)，以及任務(wù)的負(fù)責(zé)人。雖然不同的階段允許不同的詳細(xì)程度，但一般的顆粒度要求是每個(gè)“小組”“每周”的工作內(nèi)容。

因?yàn)橹袑佑?jì)劃一般會(huì)有多人參加執(zhí)行，比如一個(gè)“儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)組”，所以如果條件允許話(huà)，盡量讓小組成員一起參與制定過(guò)程。這樣好處是可以直接獲得小組成員對(duì)于計(jì)劃的“承諾和認(rèn)可”。小組在制定過(guò)程中，一定要與項(xiàng)目經(jīng)理反復(fù)溝通，不要猜測(cè)，有問(wèn)題問(wèn)。

當(dāng)各個(gè)小組完成了自己的中層計(jì)劃之后，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)匯總成為整個(gè)項(xiàng)目(到這個(gè)階段)的完整中層計(jì)劃。

第三步，是非常重要的一步，應(yīng)將匯總之后的完整中層計(jì)劃給所有的小組(至少是各個(gè)組長(zhǎng))講解和確認(rèn)。一般由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)介紹，讓參會(huì)人員確認(rèn)所有的任務(wù)都被說(shuō)明了，沒(méi)有被忽略的內(nèi)容，工作量的估算是否準(zhǔn)確和合理，各個(gè)小組是否清楚相互的約束關(guān)系。這個(gè)過(guò)程其實(shí)也是一個(gè)檢查和評(píng)審過(guò)程。

一般中層計(jì)劃中任務(wù)的顆粒度應(yīng)該以天為單位計(jì)算，即這個(gè)任務(wù)需要A工作三天，那個(gè)任務(wù)需要B工作5天。以差異分析階段的中層計(jì)劃為例，比如對(duì)應(yīng)“儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)組”高層計(jì)劃的任務(wù)——完成 “差異分析文檔”，中層計(jì)劃分解結(jié)果可能是： “確定交易清單”，“確定差異討論會(huì)議計(jì)劃”，“開(kāi)戶(hù)業(yè)務(wù)差異討論”、“存款業(yè)務(wù)差異討論”、……、“差異文檔匯總”、“差異文檔評(píng)審”等工作內(nèi)容。