中層計劃制定完成之后，應(yīng)該張貼出來，讓所有的人員都能看到。中層計劃的推薦使用的工具是MS Project，一是方便進(jìn)行版本控制，可以管理多個基準(zhǔn)并進(jìn)行回溯;二是能夠比較方便地進(jìn)行任務(wù)跟蹤。在西安開發(fā)基地使用的VP系統(tǒng)，能從組織級集中管理所有項目的中層計劃，并且很好地嵌入了MS Project，在VP系統(tǒng)中點擊可以直接查看，使用起來比較方便。

3 底層計劃的制定

中層計劃的完成，標(biāo)志著已經(jīng)明確了每個“小組”“每周”的任務(wù)。一旦這些任務(wù)被委派給了確定的“責(zé)任人”之后，個人可以著手制定底層計劃。

底層計劃是將中層計劃中任務(wù)分解為執(zhí)行中的“關(guān)鍵步驟”或者“關(guān)鍵要素”。關(guān)鍵步驟是管理的小顆粒單位，只有“完成”和“未完成”二種狀態(tài)。例如對于上面的“開戶業(yè)務(wù)差異討論”任務(wù)，分解成為關(guān)鍵步驟包括：“確定會議的參加人員”，“確認(rèn)會議的日程安排” “準(zhǔn)備演示系統(tǒng)的環(huán)境和數(shù)據(jù)”，“鎖定差異和解決方法”，“整理差異紀(jì)要”，“確認(rèn)差異紀(jì)要”。對于一個需要持續(xù)幾天的任務(wù)，底層計劃分解的顆粒度要能夠清晰地說明任務(wù)的狀態(tài)，并比較準(zhǔn)確地評估任務(wù)是否可以按時完成。

當(dāng)然，一旦任務(wù)分解到這樣的顆粒度，執(zhí)行中變數(shù)大大增加了�？紤]到底層計劃的變動頻率，一般只需要提前1-2周滾動制定即可，3周之后的底層計劃一般沒有必要提前制定。實際操作中，一般是每個小組在，根據(jù)中層計劃的任務(wù)和本周底層計劃的完成情況，制定下周的底層計劃。

管理工具的選擇，在西安開發(fā)中心嘗試過Project、Excel等多種手段，但效果均不好。原因一是底層計劃變化頻度非常高，經(jīng)常需要調(diào)整;二是軟件工具的“公示效果”不好，修改之后其他人不知道。經(jīng)過摸索，后選擇的是簡單的工具——白板，卻取得了意想不到的效果。

因為白板修改方便，信息的發(fā)布非常的透明和及時。任何時候，大家不但知道自己在做什么，而且還知道其他人在做什么。后來，西安基地的所有墻壁上都覆蓋了白板，把每個小組的底層計劃都明確寫在白板上，參見圖 2，左側(cè)顯示的是墻壁上整塊的白板，上面是底層計劃。

底層計劃在白板上的格式參見圖 3，上面不但可以寫上每個成員本周的工作(一行表示一個成員一周的每天的工作)，還可以記錄有什么問題、目前項目所處的階段、任務(wù)完成情況的統(tǒng)計信息。為了對底層計劃進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計，并積累寶貴的原始數(shù)據(jù)，配合用Excel表制作了一個《完成度矩陣》，在后續(xù)的章節(jié)進(jìn)行介紹。