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軟件項目管理常見問題分析
作者:網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)載 發(fā)布時間:[ 2013/6/25 14:59:32 ] 推薦標簽:

問題四:溝通意識問題

相關(guān)人員:項目經(jīng)理、項目組成員

問題說明:在項目中一些重要信息沒有進行充分和有效的溝通。在制定計劃、意見反饋、情況通報、技術(shù)問題或成果等方面與相關(guān)人員的溝通不足,造成各做各事、重復勞動,甚至造成不必要的損失;有些人沒有每天定時收郵件的習慣,以至于無法及時接收新的信息。

問題點評:項目溝通管理指出:“管理者要用70%的時間用于與人溝通,而項目經(jīng)理需要花費90%或更多的時間來溝通”。和問題三的情況類似,在軟件企業(yè)中,項目經(jīng)理大多是技術(shù)骨干,而項目組成員也都是“高科技人員”,都具有“從專業(yè)或?qū)W術(shù)出發(fā)、工作自主性大、自我欣賞、以自我為中心”等共同的特點。因此妨礙溝通的因素主要是“感覺和態(tài)度問題”,也是溝通意識和習慣的問題。在系統(tǒng)的實施階段或軟件開發(fā)的試運行階段,項目成員基本上是持續(xù)是在客戶方進行工作,這種情況非常容易忽視溝通。項目組與組織之間、項目組與項目組成員之間,甚至同一個項目組的不同成員之間,都有可能在不同的地點,如果沒有足夠的溝通意識和溝通制度、溝通工具,有可能造成信息不暢,從而加大項目失敗的風險。即使都在公司內(nèi)部也應(yīng)做到及時溝通。所以項目經(jīng)理不但自己要把工作重點放在溝通,善于溝通,還要引導、約定整個項目團隊進行及時充分的溝通。

解決方案:制定有效的溝通制度和溝通機制,對由于缺乏溝通而造成的事件進行通報作為教訓提醒,以提高溝通意識;溝通方式應(yīng)根據(jù)內(nèi)容而多樣化,講究有效率的溝通;通過制度規(guī)定對由于未及時收取郵件而造成損失的責任歸屬;對于特別重要的內(nèi)容要采用多種方式進行有效溝通以確保傳達到位,例如除發(fā)送郵件外還要電話提醒、回執(zhí)等,重要的內(nèi)容還要通過舉行各種會議進行傳達。

問題五:風險管理意識問題

相關(guān)人員:項目經(jīng)理

問題說明:項目經(jīng)理沒有充分分析可能的風險,對付風險的策略考慮比較簡單。項目經(jīng)理在做項目規(guī)劃時常常沒有做專門的風險管理計劃文檔,而是合并在項目計劃書中。有些項目經(jīng)理沒有充分意識到風險管理的重要性,對計劃書中風險管理的章節(jié)簡單應(yīng)付了事,隨便列出幾個風險,隨便地寫一些簡單的對策,對于后面的風險防范起不到什么指導作用。

問題點評:項目風險管理是對項目潛在的意外損失進行規(guī)劃、識別、估計、評價、應(yīng)對和監(jiān)控的過程,是對項目目標的主動控制手段。采取主動行動,創(chuàng)造條件,盡量擴大風險的有利結(jié)果,以少的成本保證安全、可靠地實現(xiàn)項目目標。因此項目風險管理對于保證項目目標的實現(xiàn)是非常重要的。

解決方案:通過學習項目管理知識掌握風險識別、量化、對策研究、反應(yīng)控制的工具和方法掌握項目風險管理所必備的知識。通過加強對項目規(guī)劃中風險管理計劃的審核提高項目組的風險管理意識。總結(jié)本行業(yè)項目中常見的風險及其對策作為風險管理計劃中必要的風險內(nèi)容,并切實評估相應(yīng)對策的有效性和可行性。

問題六:不重視項目經(jīng)驗的總結(jié)

相關(guān)人員:項目經(jīng)理、管理人員

問題說明:項目經(jīng)理在項目結(jié)束時有些是因為自身對寫文檔工作的興趣或意識,或者是因為緊接著要參加下一個項目,總體對項目總結(jié)的重視程度不夠。有些是項目總結(jié)報告一再拖延,有些是交上來的報告質(zhì)量較低,敷衍了事。

問題點評:項目經(jīng)驗總結(jié)非常重要,有利于組織內(nèi)部或行業(yè)內(nèi)部經(jīng)驗與數(shù)據(jù)的積累,項目過程的改進和技術(shù)與管理經(jīng)驗積累,對于今后的項目有非常重要的指導意義,因此應(yīng)當引起項目經(jīng)理及管理人員的足夠重視。在項目管理的39個過程中,需要輸入歷史信息的有9處之多。這些歷史信息的來源從內(nèi)部獲得的主要來自以前項目的經(jīng)驗總結(jié),可見項目經(jīng)驗總結(jié)是非常必要的。歷史的數(shù)據(jù)使可以新的項目進行更為準確全面的規(guī)劃,歷史的教訓可以使新的項目少走不必要的彎路,少花不必要的代價,減少項目失敗的風險。

解決方案:在制度上鼓勵和加強項目經(jīng)驗總結(jié)工作,使得項目總結(jié)及時并且具有指導意義而不是走過場。

問題七:項目干系人相關(guān)問題

相關(guān)人員:項目經(jīng)理、項目成員、客戶

問題說明:在范圍識別階段,項目組對客戶的整體組織結(jié)構(gòu)、有關(guān)人員及其關(guān)系、工作職責等沒有足夠了解以致于無法得到完整需求或終經(jīng)權(quán)威用戶代表確認的需求。由于項目經(jīng)理的工作問題,客戶參與程度部不高,客戶方相關(guān)責任人不明確或?qū)Ψ秶鸵筘熑涡牟粡,提出的要求具有隨意性,項目前期對需求的確認不夠積極;或者是多個用戶代表各說各話、昨是今非但同時又要求項目盡早交付;項目后期需求變化隨意,造成項目范圍的蔓延,進度的拖延,成本的擴大。

問題點評:項目干系人STAKEHOLDER也有的翻譯成利益關(guān)系人、利害關(guān)系人、利益干系人、利益共享者、涉眾等等,即所有可能受到項目結(jié)果重大影響的人(不知道是因為中國的詞匯過于貧乏,以至于你用來翻譯的詞我不滿意,非要找另一個,結(jié)果沒有一個詞可以真正表達STAKEHOLDER的原意;還是因為中國的詞匯過于豐富,愛怎么選怎么選?磥碇袊y(tǒng)一真是任重道遠啊。)。項目干系人即可能是項目的受益者,也是項目的風險承擔者,甚至有可能是項目的受害者。項目干系人的要求包含明確的和隱含的,也可以分為NEED、WANT、WISH等不同層次。不同的干系人其愿望和追求的目標往往相差甚遠,因此對項目干系人的愿望進行平衡可能是相當困難的事情。例如政府部門的不少對群眾辦公的信息系統(tǒng),上層管理機關(guān)往往希望能夠采集盡可能多的信息項以便對數(shù)據(jù)進行多種多樣的統(tǒng)計分析,并對信息進行有效控制而增加一些審批流程;基層對外辦公的窗口則因為辦公速度的壓力希望減少信息的輸入;而客戶的客戶(辦事群眾)則希望相關(guān)政府機構(gòu)能夠簡化工作流程,加快辦事速度。如果對項目所有干系人沒有進行足夠的溝通和影響,使其盡可能地參與項目,則可能因為項目開始時項目范圍和一些具體要求不夠完整清晰,也可能因為某個項目干系人后期因為認識的變化而提出新的要求,造成工期的延長,成本的增加,甚至項目的完全失敗。

解決方案:項目的目的是實現(xiàn)項目干系人的需求和愿望。項目干系人管理應(yīng)當從項目的啟動開始,項目經(jīng)理及其項目成員要分清項目干系人包含哪些人和組織,通過溝通協(xié)調(diào)對他們施加影響,驅(qū)動他們對項目的支持,調(diào)查并明確他們的需求和愿望,減小其對項目的阻力,以確保項目獲得成功。

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