問題四：溝通意識問題
相關(guān)人員：項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目組成員
問題說明：在項(xiàng)目中一些重要信息沒有進(jìn)行充分和有效的溝通。在制定計(jì)劃、意見反饋、情況通報(bào)、技術(shù)問題或成果等方面與相關(guān)人員的溝通不足，造成各做各事、重復(fù)勞動，甚至造成不必要的損失；有些人沒有每天定時(shí)收郵件的習(xí)慣，以至于無法及時(shí)接收新的信息。
問題點(diǎn)評：項(xiàng)目溝通管理指出：“管理者要用70％的時(shí)間用于與人溝通，而項(xiàng)目經(jīng)理需要花費(fèi)90％或更多的時(shí)間來溝通”。和問題三的情況類似，在軟件企業(yè)中，項(xiàng)目經(jīng)理大多是技術(shù)骨干，而項(xiàng)目組成員也都是“高科技人員”，都具有“從專業(yè)或?qū)W術(shù)出發(fā)、工作自主性大、自我欣賞、以自我為中心”等共同的特點(diǎn)。因此妨礙溝通的因素主要是“感覺和態(tài)度問題”，也是溝通意識和習(xí)慣的問題。在系統(tǒng)的實(shí)施階段或軟件開發(fā)的試運(yùn)行階段，項(xiàng)目成員基本上是持續(xù)是在客戶方進(jìn)行工作，這種情況非常容易忽視溝通。項(xiàng)目組與組織之間、項(xiàng)目組與項(xiàng)目組成員之間，甚至同一個(gè)項(xiàng)目組的不同成員之間，都有可能在不同的地點(diǎn)，如果沒有足夠的溝通意識和溝通制度、溝通工具，有可能造成信息不暢，從而加大項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。即使都在公司內(nèi)部也應(yīng)做到及時(shí)溝通。所以項(xiàng)目經(jīng)理不但自己要把工作重點(diǎn)放在溝通，善于溝通，還要引導(dǎo)、約定整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行及時(shí)充分的溝通。
解決方案：制定有效的溝通制度和溝通機(jī)制，對由于缺乏溝通而造成的事件進(jìn)行通報(bào)作為教訓(xùn)提醒，以提高溝通意識；溝通方式應(yīng)根據(jù)內(nèi)容而多樣化，講究有效率的溝通；通過制度規(guī)定對由于未及時(shí)收取郵件而造成損失的責(zé)任歸屬；對于特別重要的內(nèi)容要采用多種方式進(jìn)行有效溝通以確保傳達(dá)到位，例如除發(fā)送郵件外還要電話提醒、回執(zhí)等，重要的內(nèi)容還要通過舉行各種會議進(jìn)行傳達(dá)。
問題五：風(fēng)險(xiǎn)管理意識問題
相關(guān)人員：項(xiàng)目經(jīng)理
問題說明：項(xiàng)目經(jīng)理沒有充分分析可能的風(fēng)險(xiǎn)，對付風(fēng)險(xiǎn)的策略考慮比較簡單。項(xiàng)目經(jīng)理在做項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)常常沒有做專門的風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃文檔，而是合并在項(xiàng)目計(jì)劃書中。有些項(xiàng)目經(jīng)理沒有充分意識到風(fēng)險(xiǎn)管理的重要性，對計(jì)劃書中風(fēng)險(xiǎn)管理的章節(jié)簡單應(yīng)付了事，隨便列出幾個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，隨便地寫一些簡單的對策，對于后面的風(fēng)險(xiǎn)防范起不到什么指導(dǎo)作用。
問題點(diǎn)評：項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理是對項(xiàng)目潛在的意外損失進(jìn)行規(guī)劃、識別、估計(jì)、評價(jià)、應(yīng)對和監(jiān)控的過程，是對項(xiàng)目目標(biāo)的主動控制手段。采取主動行動，創(chuàng)造條件，盡量擴(kuò)大風(fēng)險(xiǎn)的有利結(jié)果，以少的成本保證安全、可靠地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。因此項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理對于保證項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)是非常重要的。
解決方案：通過學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理知識掌握風(fēng)險(xiǎn)識別、量化、對策研究、反應(yīng)控制的工具和方法掌握項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理所必備的知識。通過加強(qiáng)對項(xiàng)目規(guī)劃中風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃的審核提高項(xiàng)目組的風(fēng)險(xiǎn)管理意識�？偨Y(jié)本行業(yè)項(xiàng)目中常見的風(fēng)險(xiǎn)及其對策作為風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃中必要的風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容，并切實(shí)評估相應(yīng)對策的有效性和可行性。
問題六：不重視項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)
相關(guān)人員：項(xiàng)目經(jīng)理、管理人員
問題說明：項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)有些是因?yàn)樽陨韺懳臋n工作的興趣或意識，或者是因?yàn)榫o接著要參加下一個(gè)項(xiàng)目，總體對項(xiàng)目總結(jié)的重視程度不夠。有些是項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告一再拖延，有些是交上來的報(bào)告質(zhì)量較低，敷衍了事。
問題點(diǎn)評：項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)非常重要，有利于組織內(nèi)部或行業(yè)內(nèi)部經(jīng)驗(yàn)與數(shù)據(jù)的積累，項(xiàng)目過程的改進(jìn)和技術(shù)與管理經(jīng)驗(yàn)積累，對于今后的項(xiàng)目有非常重要的指導(dǎo)意義，因此應(yīng)當(dāng)引起項(xiàng)目經(jīng)理及管理人員的足夠重視。在項(xiàng)目管理的39個(gè)過程中，需要輸入歷史信息的有9處之多。這些歷史信息的來源從內(nèi)部獲得的主要來自以前項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，可見項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)是非常必要的。歷史的數(shù)據(jù)使可以新的項(xiàng)目進(jìn)行更為準(zhǔn)確全面的規(guī)劃，歷史的教訓(xùn)可以使新的項(xiàng)目少走不必要的彎路，少花不必要的代價(jià)，減少項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。
解決方案：在制度上鼓勵(lì)和加強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)工作，使得項(xiàng)目總結(jié)及時(shí)并且具有指導(dǎo)意義而不是走過場。
問題七：項(xiàng)目干系人相關(guān)問題
相關(guān)人員：項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目成員、客戶
問題說明：在范圍識別階段，項(xiàng)目組對客戶的整體組織結(jié)構(gòu)、有關(guān)人員及其關(guān)系、工作職責(zé)等沒有足夠了解以致于無法得到完整需求或終經(jīng)權(quán)威用戶代表確認(rèn)的需求。由于項(xiàng)目經(jīng)理的工作問題，客戶參與程度部不高，客戶方相關(guān)責(zé)任人不明確或?qū)Ψ秶鸵筘?zé)任心不強(qiáng)，提出的要求具有隨意性，項(xiàng)目前期對需求的確認(rèn)不夠積極；或者是多個(gè)用戶代表各說各話、昨是今非但同時(shí)又要求項(xiàng)目盡早交付；項(xiàng)目后期需求變化隨意，造成項(xiàng)目范圍的蔓延，進(jìn)度的拖延，成本的擴(kuò)大。
問題點(diǎn)評：項(xiàng)目干系人STAKEHOLDER也有的翻譯成利益關(guān)系人、利害關(guān)系人、利益干系人、利益共享者、涉眾等等，即所有可能受到項(xiàng)目結(jié)果重大影響的人（不知道是因?yàn)橹袊脑~匯過于貧乏，以至于你用來翻譯的詞我不滿意，非要找另一個(gè)，結(jié)果沒有一個(gè)詞可以真正表達(dá)STAKEHOLDER的原意；還是因?yàn)橹袊脑~匯過于豐富，愛怎么選怎么選�？磥碇袊y(tǒng)一真是任重道遠(yuǎn)啊。）。項(xiàng)目干系人即可能是項(xiàng)目的受益者，也是項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者，甚至有可能是項(xiàng)目的受害者。項(xiàng)目干系人的要求包含明確的和隱含的，也可以分為NEED、WANT、WISH等不同層次。不同的干系人其愿望和追求的目標(biāo)往往相差甚遠(yuǎn)，因此對項(xiàng)目干系人的愿望進(jìn)行平衡可能是相當(dāng)困難的事情。例如政府部門的不少對群眾辦公的信息系統(tǒng)，上層管理機(jī)關(guān)往往希望能夠采集盡可能多的信息項(xiàng)以便對數(shù)據(jù)進(jìn)行多種多樣的統(tǒng)計(jì)分析，并對信息進(jìn)行有效控制而增加一些審批流程；基層對外辦公的窗口則因?yàn)檗k公速度的壓力希望減少信息的輸入；而客戶的客戶（辦事群眾）則希望相關(guān)政府機(jī)構(gòu)能夠簡化工作流程，加快辦事速度。如果對項(xiàng)目所有干系人沒有進(jìn)行足夠的溝通和影響，使其盡可能地參與項(xiàng)目，則可能因?yàn)轫?xiàng)目開始時(shí)項(xiàng)目范圍和一些具體要求不夠完整清晰，也可能因?yàn)槟硞�(gè)項(xiàng)目干系人后期因?yàn)檎J(rèn)識的變化而提出新的要求，造成工期的延長，成本的增加，甚至項(xiàng)目的完全失敗。
解決方案：項(xiàng)目的目的是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目干系人的需求和愿望。項(xiàng)目干系人管理應(yīng)當(dāng)從項(xiàng)目的啟動開始，項(xiàng)目經(jīng)理及其項(xiàng)目成員要分清項(xiàng)目干系人包含哪些人和組織，通過溝通協(xié)調(diào)對他們施加影響，驅(qū)動他們對項(xiàng)目的支持，調(diào)查并明確他們的需求和愿望，減小其對項(xiàng)目的阻力，以確保項(xiàng)目獲得成功。
