2.email的時間陷阱

　　email是個很棒的工具，但是水能載舟，亦能覆舟，如果email被不當(dāng)使用，也會影響生產(chǎn)力。
　　我常發(fā)現(xiàn)很多設(shè)計師喜歡讓email打斷他們的工作，不是指他們發(fā)了太多的email，而是只要有新的email進(jìn)來，他們停下手邊的工作，看看有什么新聞，有什么新鮮事，并開始回復(fù)email。有些設(shè)計師5分鐘收一次信，這樣下來，可能什么事也做不成，因為設(shè)計工作是需要一整段時間去思考和沉在其中才能完成的。
　　為了解決這個問題，我告戒新設(shè)計師門，恢復(fù)email要分批做，早上一上班，中午休息時間，或者是下班前看一下都可以，但不要有事沒事都不停的看email。

3.好方法讓大家分享

　　工作的策略是非常重要的，因為它是許多經(jīng)驗和思維濃縮而成的，將這些策略或者方法集合起來，能夠讓個人的生產(chǎn)力和工作質(zhì)量提升到更高的境界。
　　身為主管，你應(yīng)該鼓勵組員提出改進(jìn)工作效率的建議。引導(dǎo)組員思考的方法也很重要。比如，下面兩個問題：
　　a.為什么進(jìn)度總是一再落后？
　　b.有什么辦法可以避免將來再發(fā)生進(jìn)度落后？
　　第一個問題可能的答案是：互相依賴的工作太多，工具太難用，老板是個白癡等等；第二個答案可能是：減少互賴性的工作，購買更好的工具，與老板加強(qiáng)溝通。
　　兩個問題的方向不同，第一個是探究原因，導(dǎo)引出抱怨；第二個是未來改進(jìn)的方法，導(dǎo)引出解決辦法。
　　問題越精確，問題越有力，對項目目標(biāo)的實現(xiàn)越有益，讓我們再看三個問法：
　　a.如何保持每次都如期完成項目？
　　b.如何在不加班的前提下，如期完成項目？
　　c.如何在不加班，也不增加人手的前提下，如期完成任務(wù)？
　　第三個問法，迫使大家來點(diǎn)真正有創(chuàng)意的思考和認(rèn)真檢討工作本身值得改進(jìn)的地方了。一次比一次更精確的問題，可以刺激思考過程，激發(fā)更有創(chuàng)意的答案。

4.無意義的懲罰
　　懲罰是一種心理上的負(fù)強(qiáng)化作用，懲罰是對員工的責(zé)罵，訓(xùn)斥與威脅，象鞭打馬匹使它服從主人的命令。發(fā)現(xiàn)有一位組員進(jìn)度落后了，不得了！叫過來罵一頓，這等于是給了他一貼重劑量的藥物，逼使他以后不敢再對進(jìn)度掉以輕心。
　　這種管理手段是該受譴責(zé)的，我不鼓勵任何人這么做。想一想我們前面提到的立刻除錯策略，如果設(shè)計師發(fā)現(xiàn)錯誤，他花費(fèi)好幾天時間解決這個問題，當(dāng)然不是他喜歡的結(jié)果，但主管卻因此讓他受到威脅，設(shè)計師以后還會仔細(xì)查錯嗎？我們希望任何事都是很自然，沒有必要加重組員的苦惱，絕不是強(qiáng)調(diào)誰是老板誰是奴才，誰必須服從誰。
　　如果主管們的用意是希望組員因此而工作更努力的話，大錯特錯了。這種責(zé)罵只會激起組員心中的憤怒，羞惱和沮喪。實際上，往往這些項目的問題都出在管理方面，目標(biāo)不明確或者野心太大，設(shè)計師只是倒霉的遇上了差勁的主管，其實他們的能力不比其他項目的設(shè)計師差。因此放棄責(zé)罵吧，責(zé)罵只會讓項目更糟，沒有任何改善的效果。

第二章小節(jié)
　　這一章的內(nèi)容，我們主要明確以下觀點(diǎn)：我們要采取策略性的作業(yè)方式，并不斷的找出一些簡單而有效的方式改善目前的工作，小小的改變可能產(chǎn)生驚人的效果。

第三章：保持進(jìn)度

　　我們都希望項目按照事先規(guī)劃好的進(jìn)程來進(jìn)行，但事實總是無法盡如人意，有時候會有點(diǎn)超前，大部分情況是落后，。即使順利的項目，也無法完全按照計劃執(zhí)行，但是，如果你放任計劃隨意進(jìn)行，有你猛然發(fā)現(xiàn)項目脫軌太遠(yuǎn)，無法把方向扭過來，剩下的時間也不夠，那么項目完蛋了。項目象一枚瞄準(zhǔn)月球的火箭，只要有一點(diǎn)點(diǎn)不夠精確，到時候無法命中目標(biāo)，差之毫厘，失之千里，實在不可不慎重。聰明的主管懂得這個道理，他們會經(jīng)常注意項目的精度，隨時修正方向，保持項目不偏離計劃進(jìn)行。本章將介紹一些很有效的策略，幫助項目保持進(jìn)度。

1.向前看
　　我一直相信，項目之所以脫軌，主要原因在于人們沒有認(rèn)真思考如何使項目保持進(jìn)度，順利進(jìn)行。如果沒有未雨綢繆，只是坐等問題發(fā)生，到那時候太遲了。一個月前沒有花30分鐘思考這個問題，現(xiàn)在可能要浪費(fèi)幾小時或幾天的時間去修正。這是所謂的“被動工作”。
　　解決這種被動工作的方法，是化被動為主動，事先發(fā)掘潛在的問題，并設(shè)法避免。有很多方法和技巧可以訓(xùn)練自己“向前看”，但總結(jié)起來不過是一句簡單的要決：
定期暫停手邊的工作，然后往前思考，隨時做必要的修正，以避免未來的大障礙。
　　我已經(jīng)有十年以上的習(xí)慣，每天花10到15分鐘思考下列問題，并且列出答案：
　　有什么事情是我能做，而且可以幫助項目在未來幾個月內(nèi)順利進(jìn)行的？
　　這是一個十分簡單的問題，但是如果主管定期用它檢討，思考，必定能想到許多保護(hù)項目不受以外打擊的妙方。

2.明確定義需求的范圍
　　有一個故事：我出差住旅館，有時候會去餐廳吃早餐，偶爾會有客人跑進(jìn)來，看到大家都在吃早餐，問服務(wù)生：“你們的早餐時間幾點(diǎn)結(jié)束呀？”我看到這位餓慌的客人急著向后轉(zhuǎn)，喃喃自語：“我真想吃午餐。”然后在服務(wù)生沒來得及向他解釋現(xiàn)在已經(jīng)可以點(diǎn)午餐之前，匆匆離去。這位客人明明想吃午餐，卻問早餐結(jié)束的時間，他該問的是“現(xiàn)在供應(yīng)午餐嗎？”
　　通過這個故事，我想說的是：人們在開口要求的東西未必是他真正想要的，處理他的要求之前，請務(wù)必確定他究竟想要做什么。
　　在網(wǎng)站項目開發(fā)中，經(jīng)常會遇到客戶或者領(lǐng)導(dǎo)層提出一些希奇古怪的需求。一次，首席設(shè)計師驚慌失措的跑來找我，告訴我麻煩來了，客戶對新設(shè)計的界面不滿意，要求按照某個網(wǎng)站一摸一樣的設(shè)計。如果真的那樣做，需要重新花一個星期才能做出來，可是目前離期限的時間已經(jīng)很短了。聽了他的陳述后，我必須承認(rèn)如果真得那樣做，我們的進(jìn)度完蛋了，同時我也很好奇，為什么客戶會有這樣的要求，所以在我答復(fù)他們做還是不做之前，請客戶經(jīng)理去了解一下這個需求的原因。不一會兒，客戶經(jīng)理笑嘻嘻地回來了。
　　“他們只是看中了那個網(wǎng)站的動態(tài)下拉菜單，覺得那樣比較吸引人”
　　呵呵，我知道他在笑什么了，這樣的動態(tài)菜單我們其實早有現(xiàn)成的模板了，只要將它替換現(xiàn)有的設(shè)計可以了。而我們的設(shè)計師不清楚客戶的喜好而已。
　　大部分客戶在提出需求時都不解釋原因，這種情況太普遍了，甚至你的管理層也會發(fā)生這種情況。如果你從他們的請求中無法看出他們的目的，你可以反問他們，在還沒有弄清楚究竟想要做什么之前，不要貿(mào)然答應(yīng)，寧可拒絕他們的要求也不要浪費(fèi)這種時間。

3.是說不
　　當(dāng)遇到客戶或上級的無理需求，項目經(jīng)理往往會忍氣吞聲的同意他們的要求。迫于某些壓力，主管們寧可寧事息人，也不愿意為了整個產(chǎn)品或自己的團(tuán)隊堅持佳的選擇。
　　有時候，對方的請求也可能是非常合理的，你也想同意，但是因為你的日程排滿了，實在愛莫能助，您也只好對他們說“不”。然而，在我的經(jīng)驗中，很多主管為了避免沖突，仍然會同意這樣的請求，只是不知道該如何如期完成這些過多的工作，只是想到時候再說吧，船到橋頭自然直，事實上事情很少這么容易---船上若是載了太多的貨，是船身直了也過不了橋啊。
　　這些主管不了解，勉強(qiáng)接下自己不可能完成的任務(wù)，實在是一長痛代替短痛的做法，到時候無法如期完成，倒霉的是整個團(tuán)隊因此必須加班工作。所以，好的辦法還是老老實實拿您的日程表，與客戶或上級說明自己心有余而力不足的情況，設(shè)法安排一個折中的日程或工作內(nèi)容。想想這要比現(xiàn)在無條件答應(yīng)請求而后食言的結(jié)果要好的多。
　　我并不是鼓勵您對任何計劃外需求都一口回絕，我只是強(qiáng)調(diào)：不要答應(yīng)別人自己做不到的事情，這樣對雙方都有害無益。
　　說“不”也許令人不快，但這才是勇敢的面對問題的態(tài)度。說完“不”之后，是設(shè)法解決問題的開始；明知道不可行而答應(yīng)，是問題發(fā)生的開始。

4.你無法讓每個人都滿意
　　身為主管，您一定回面臨各種各樣的要求，為了工作的效能，您得學(xué)會在適當(dāng)?shù)臅r機(jī)，適當(dāng)?shù)恼f“不”。無論您說得多么委婉，對方都不會喜歡被拒絕，他們可能會認(rèn)為你錯了，然而，您必須了解自己無法讓每個人都滿意的事實，您要做的是協(xié)調(diào)，而不是完成每一件事，那是做不完的。
　　當(dāng)您碰到互相沖突的需求時該怎么辦？有沒有比較有效的辦法？這是我們在前面強(qiáng)調(diào)項目目標(biāo)的用意了。例如您的目標(biāo)是完成網(wǎng)站的主要功能，附加的裝飾性的功能需求應(yīng)該婉拒。當(dāng)然您一定會受到抱怨，您不妨耐心向客戶解釋，問題總得交代清楚。
　　每個人都不愿意被別人討厭，這是人類的本性。但是身為項目主管，你必須明白這個道理：如果您希望每個人都滿意，后您會焦頭爛額，什么事都做不成。
記�。翰灰獮榱擞懞脛e人而傷害工作進(jìn)程，您永遠(yuǎn)要根據(jù)自己的目標(biāo)，做適當(dāng)?shù)臎Q策。
同樣，對待上級的建議您也應(yīng)該考慮后再決策，不要盲從。應(yīng)該以項目目標(biāo)為優(yōu)先的考慮。我不是主張反抗權(quán)威，而是強(qiáng)調(diào)：上級也是人，一樣可能犯錯，他們的建議不一定是好的，如果你想做一名出色的主管，您必須非常認(rèn)真的衡量所有的建議，不論是誰提出的，您都得確定其符合項目目標(biāo)才能采納。
如果上級要求您做一件事，而您認(rèn)為不妥，那您應(yīng)該在著手進(jìn)行之前向上級說明您的想法，也許上級回同意你的想法而放棄他的建議，也許，上級會贊許你的想法，但仍請你考慮他的意見，不論結(jié)果如何，起碼經(jīng)過溝通對彼此都有幫助。
　　記住：是你在為項目負(fù)責(zé)，不要讓任何人的建議阻礙項目的進(jìn)行，包括上級的建議。

5.很酷，但并不重要

　　網(wǎng)站項目的開發(fā)，不能只是為了有趣，有挑戰(zhàn)性，或者夠個性，夠令人眩目。
　　有些時候，設(shè)計師會建議增加一些花哨的或者不應(yīng)該開發(fā)的功能，他們的出發(fā)點(diǎn)是好的，渴望做出好的產(chǎn)品，滿足客戶的需求。只是他們并不那么清楚怎么做才是對產(chǎn)品有利的，這種不應(yīng)該加入產(chǎn)品的功能特色有兩類：一是不符合產(chǎn)品的未來發(fā)咱方向，僅僅因為這項功能別人都有；二是客戶的特殊要求。有時候，功能齊全并不一定是好的，（每個網(wǎng)站都開發(fā)聊天室，論壇，投票，郵件列表，留言本，計數(shù)器，但是并不一定都有用。）有自己獨(dú)特的風(fēng)格更重要，在產(chǎn)品中加進(jìn)了太多的枝枝節(jié)節(jié)的東西，可能使產(chǎn)品過度膨脹，也花費(fèi)了設(shè)計師們太多時間和精力，未必是值得的。
　　遇到這種情況的話，您該怎么辦呢？您應(yīng)該探究這個需求背后的動機(jī)。好好想一想，對產(chǎn)品而言，加入這些功能有沒有策略上的價值，能不能真正改善產(chǎn)品？如果僅僅是很酷，沒有其他更具說服力的理由的話，那么請不要在這上面浪費(fèi)時間。

第三章小結(jié)：
　　到目前為止，相必您已經(jīng)很清楚什么樣的工作才是應(yīng)該全力投入的：與目標(biāo)一致的策略性工作。但是這還不足以讓您保持進(jìn)度，你還得盡量撇開不合理需求，克制大家追求“酷”的欲望，盡量減少對產(chǎn)品沒有改善效果的工作。如果你無法學(xué)會說“不”，或者無法了解別人真正的需要是什么，你會發(fā)現(xiàn)自己深陷泥沼，凈做不該做的事情。
　　　想確保項目按計劃進(jìn)行，其關(guān)鍵在于項目經(jīng)理完全明白該做什么，并且不讓該做的事受到不當(dāng)?shù)母蓴_。