推薦方法

如果你確實(shí)想在管理項(xiàng)目公文時(shí)有所效果，你需要有一個(gè)將所有項(xiàng)目劃分次序和類別的方法。圖B顯示了管理多個(gè)項(xiàng)目的一個(gè)方法，我發(fā)現(xiàn)它真的很管用。在你目前可用的時(shí)間和你的工作量的基礎(chǔ)之上，將分配給你的每一個(gè)新的項(xiàng)目劃分優(yōu)先次序。這樣可以使你準(zhǔn)確地確定何時(shí)開始這個(gè)項(xiàng)目，它會如何影響你其他項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)度。這里假設(shè)一切OK，你繼續(xù)對項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)行分類（A，B和C），這樣可以幫助你找出哪一個(gè)任務(wù)比其他任務(wù)更加重要。請注意在這里也可以使用例如網(wǎng)絡(luò)圖表或PERT圖表等其他有價(jià)值的方法，但是我發(fā)現(xiàn)在管理多個(gè)項(xiàng)目時(shí)簡單的方法才是有效的。而后這些任務(wù)將被包括在一個(gè)集中化的企業(yè)項(xiàng)目工具之中，例如：

Kidasa Milestones Professional
Project.net
Pacific Edge
PMOffice
Project Arena
WorkLenz
這里是用來做協(xié)調(diào)和跟蹤工作的一些非常好的工具。畢竟，如果一個(gè)任務(wù)出現(xiàn)閃失，你希望可以看到發(fā)生的情況，這樣你可以告知客戶它對項(xiàng)目所造成的影響。

圖B

你還應(yīng)該：

確定你對每一個(gè)項(xiàng)目有多少可用的時(shí)間（使用圖A之中的方法）。
根據(jù)客戶的商業(yè)需要和IT策略將你的項(xiàng)目排出優(yōu)先次序。
將所有的項(xiàng)目工作任務(wù)以A，B，C分類排出等級。
對于每一個(gè)項(xiàng)目在項(xiàng)目A上給予足夠的時(shí)間和努力，然后再繼續(xù)進(jìn)行類別B和C。
如果你趕不上后期限或無法完成一個(gè)任務(wù)時(shí)要通知客戶。
將所有的問題和風(fēng)險(xiǎn)放置在一個(gè)集中化的項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫之中以進(jìn)行有效地匯報(bào)。
經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)

這里是我們得到的一些關(guān)鍵的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：

確定你是否已經(jīng)超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)。如果是的話，那么很可能你繼續(xù)進(jìn)行的任何一個(gè)新項(xiàng)目都會失敗。
習(xí)慣性地不斷將項(xiàng)目任務(wù)排出優(yōu)先次序。
學(xué)會代表一個(gè)團(tuán)隊(duì)，以團(tuán)隊(duì)的形式工作。
為每一個(gè)項(xiàng)目創(chuàng)建一個(gè)帶有時(shí)間進(jìn)度的項(xiàng)目日歷—確認(rèn)主要的項(xiàng)目轉(zhuǎn)折點(diǎn)和他們的日期，然后你可以確定你要集中關(guān)注于哪一個(gè)項(xiàng)目轉(zhuǎn)折點(diǎn)。
不要對每一個(gè)項(xiàng)目使用不同的報(bào)告格式。使用一個(gè)整合的項(xiàng)目匯報(bào)工具，它可以讓你使用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行獲取和匯報(bào)工作。
為你自己創(chuàng)建一個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目進(jìn)度（例如使用MS Project，Primavera，Artemis等等）。這可以讓你了解到有什么事發(fā)生。
不要坐在你的辦公室里等待結(jié)果。作為程序編制經(jīng)理，你應(yīng)該穿上運(yùn)動鞋，每天在你的團(tuán)隊(duì)之間轉(zhuǎn)一轉(zhuǎn)。
為你的主管團(tuán)隊(duì)提供定期的工作進(jìn)展回顧。項(xiàng)目的優(yōu)先權(quán)或其他事情也許會有改變，而你希望從上級那里直接聽到這些新聞。
如果方法正確的話，管理多個(gè)項(xiàng)目將會獲得成功。當(dāng)今所出現(xiàn)的解決方案是項(xiàng)目工作的觀察板—管理整個(gè)項(xiàng)目工作的工具。