在當(dāng)今這個快節(jié)奏，以知識為基礎(chǔ)的商業(yè)社會之中，看到項(xiàng)目經(jīng)理們變戲法似的同時(shí)管理多達(dá)10個IT項(xiàng)目—他們有著各種類型的復(fù)雜性，持續(xù)時(shí)間和大小，這種情況并不罕見。經(jīng)常的，處理多個項(xiàng)目工作的項(xiàng)目經(jīng)理會感到負(fù)擔(dān)過重或是受到挫折，還有一些人則期待著明天會更好。但是當(dāng)你面對這種情況時(shí)，你能取得多大程度的成功呢？管理多個IT項(xiàng)目的成功（例如程序管理）要求你著眼于三個關(guān)鍵的策略：

有效地管理時(shí)間
平衡團(tuán)隊(duì)的技能或動力
使用你個人的項(xiàng)目管理技能來成功地完成多個項(xiàng)目
有一個人知道如何接受同時(shí)管理多個項(xiàng)目的挑戰(zhàn)，他是Mike Deutsch，他在一年多以前作為西部地區(qū)的項(xiàng)目經(jīng)理加入到我們的公司之中。他立即地證明了他有能力部署幾乎是所有的項(xiàng)目。只要你說出一種技術(shù)，他會知道。談到Gantt圖表或是制定進(jìn)度，他會成為帶路人。當(dāng)新的項(xiàng)目委派分發(fā)下來的時(shí)候，他的名字總是在名單的上面。但真正使Mike與眾不同的是他管理多個IT項(xiàng)目的能力。當(dāng)我們的客戶之一—一個大型的攝影場—需要一個項(xiàng)目經(jīng)理來管理三個關(guān)鍵性的項(xiàng)目時(shí)，顯示出了Mike的能力。Mike回憶到，“這些項(xiàng)目都不是很大但卻都很復(fù)雜”。，Mike領(lǐng)導(dǎo)著西部地區(qū)的項(xiàng)目工作。像我們的客戶所指出的，“有Mike一個人夠了，他可以同時(shí)處理20件事”。這篇文章關(guān)注于Mike所使用的真實(shí)而可靠的工作方法。

我們都知道絕大多數(shù)的項(xiàng)目經(jīng)理都有能力評估一個單獨(dú)的項(xiàng)目，對實(shí)現(xiàn)工作進(jìn)行計(jì)劃，與團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行溝通，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理。但是當(dāng)你開始同時(shí)管理多個項(xiàng)目時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理的工作躍上了一個新的層次。在職責(zé)，協(xié)調(diào)工作和額外的團(tuán)隊(duì)工作增加的同時(shí)也帶來了問題。這里是當(dāng)你管理多個項(xiàng)目時(shí)所面對的一些主要的挑戰(zhàn)。

管理多個項(xiàng)目的挑戰(zhàn)

在企業(yè)之內(nèi)管理多個IT項(xiàng)目可以成為一個令人畏縮的任務(wù)。它讓人感到壓力，甚至讓某些人開始管理項(xiàng)目的公文。事實(shí)上，很多的項(xiàng)目經(jīng)理說他們會很高興地去管理一個或兩個項(xiàng)目而不是去管理多個項(xiàng)目。這個原因是很簡單的，管理多個項(xiàng)目并不適合于所有的人，經(jīng)驗(yàn)是很重要的。當(dāng)談到單獨(dú)項(xiàng)目的理念時(shí)，任務(wù)和職責(zé)要比大型的項(xiàng)目簡單的多。然而，項(xiàng)目越大，越需要更多的協(xié)調(diào)和跟蹤工作來確保項(xiàng)目工作的交付。毫無疑問，在每一個項(xiàng)目之中平均會有三至五名團(tuán)隊(duì)成員，如果你同時(shí)進(jìn)行五個項(xiàng)目工作，你需要管理15–25名團(tuán)隊(duì)成員。這里面還沒有包括到你和客戶之間的互動。這里的挑戰(zhàn)包括：

對由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)（例如開發(fā)人員，測試人員等等）所執(zhí)行的工作細(xì)節(jié)缺乏足夠的可見度。
沒有足夠的時(shí)間參加會議并跟蹤任務(wù)和轉(zhuǎn)折點(diǎn)（例如后期限）。
管理多重風(fēng)險(xiǎn)并解決多重事務(wù)。
缺乏管理多個任務(wù)和會議的經(jīng)驗(yàn)。
在資源庫之中的有限資源。
項(xiàng)目之中優(yōu)先權(quán)的沖突。
對所有項(xiàng)目的整合且他們的目標(biāo)日期并不明確。
在過多的影響性能的人員之間進(jìn)行溝通。
管理多個項(xiàng)目的方法

這里是在管理多個項(xiàng)目時(shí)可以嘗試的一些方法：

時(shí)間管理：很多時(shí)候超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)的項(xiàng)目經(jīng)理似乎要不斷地解決一個又一個的危機(jī)，從來沒有停止。你需要快速地確定你要做什么和你有多少時(shí)間。作為一個程序編制經(jīng)理你不可能微觀管理每一個單獨(dú)的任務(wù)，而且你將不得不開始關(guān)注于在所有的項(xiàng)目之中管理你的時(shí)間。
管理多個項(xiàng)目的核對表：管理多個項(xiàng)目你應(yīng)該創(chuàng)建一個核對表。你可以使用一個生存周期的核對表來幫助工作（例如，我是否已經(jīng)收到了所有的規(guī)格？我是否在每一個項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之中涉及了QA？）。
項(xiàng)目的優(yōu)先權(quán)力：你需要確定哪一個項(xiàng)目比其他的項(xiàng)目更加的重要。當(dāng)你面對多個項(xiàng)目時(shí)，決定你要做什么和以什么順序去做是很重要的。僅僅簡單地選一個你喜歡的項(xiàng)目并只關(guān)注于這一個項(xiàng)目是沒有用的。這里需要仔細(xì)地分析來確保每一個項(xiàng)目都達(dá)到公司的戰(zhàn)略目標(biāo)而你可以注意到目標(biāo)日期。
將工作分類：這個策略可以降低復(fù)雜性。當(dāng)管理多個項(xiàng)目時(shí)你需要在所有的工作上取得進(jìn)展，不要將一個項(xiàng)目留在后面而期望著結(jié)果。在日常的基礎(chǔ)之上檢查每一個項(xiàng)目的進(jìn)展情況。
將工作任務(wù)排序：確保每一個項(xiàng)目的任務(wù)都被恰當(dāng)且合理地排序。我見過項(xiàng)目經(jīng)理們在項(xiàng)目與項(xiàng)目之間跑來跑去，到處抓救命稻草。將每一個項(xiàng)目明確地細(xì)分為可以管理的工作任務(wù)并將其正確地排序，這是十分必要的。
創(chuàng)建一個觀察板：在你的公文中使用數(shù)字式的觀察板來有效地獲取并匯報(bào)所有項(xiàng)目的工作情況。
你是不是經(jīng)常感到你在不停地參加這個那個會議，做一個又一個的狀況匯報(bào)，而你的工作進(jìn)展卻又是另外一回事？你可能因此超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)或是遭受打擊。如果你面對一些IT項(xiàng)目，首先看一看你實(shí)際可以在每一個項(xiàng)目上花費(fèi)多少時(shí)間是十分有用的。這個估計(jì)數(shù)字并不必十分地精確，只要可以讓你和項(xiàng)目主管或PMO經(jīng)理參考討論可以。圖A顯示了你如何可以簡單地確定對每一個項(xiàng)目所分配的時(shí)間。這是一個簡單的表單，它可以告訴你你是否在超負(fù)荷地工作。

圖A