3 改進(jìn)建議
根據(jù)以上分析存在的問(wèn)題,建議通過(guò)以下一些方面來(lái)逐步的改善:
3.1 對(duì)組織層面的建議
1) 組織層面的當(dāng)務(wù)之急是研究建立組織的風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、問(wèn)題的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)庫(kù),要組織和策劃如何有效推廣這些數(shù)據(jù)庫(kù)的使用,真正的將項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)、問(wèn)題數(shù)據(jù)收集起來(lái);如果要建立比較完善的數(shù)據(jù)庫(kù)可能需要一些時(shí)間,這方面可以逐步規(guī)劃,但是對(duì)于目前的這種情況要考慮一些折中的方案來(lái)解決,制定有效的措施進(jìn)行推廣,可以考慮一些激勵(lì)措施鼓勵(lì)大家的使用;
2) 對(duì)于項(xiàng)目復(fù)盤或者里程碑報(bào)告中的一些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)模板,建議能夠優(yōu)化模板,并好直接要求提交到數(shù)據(jù)庫(kù)中,有利于信息的共享;
3) 建議組織層面投入一些人力來(lái)作項(xiàng)目具體風(fēng)險(xiǎn)的收集和分析,包括對(duì)歷史問(wèn)題的整理、現(xiàn)有已經(jīng)暴露的風(fēng)險(xiǎn)的分析等,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類整理并定期發(fā)布,以便項(xiàng)目能夠及時(shí)快速的獲取這些信息;
4) 建議組織根據(jù)項(xiàng)目組的需求開(kāi)發(fā)實(shí)際有效的風(fēng)險(xiǎn)管理培訓(xùn)教材,教材中要有實(shí)際的案例分析和幫助,對(duì)項(xiàng)目有計(jì)劃的安排培訓(xùn),提高公司整體的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí);這對(duì)后續(xù)推動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)管理工作有著重要的意義;
3.2 對(duì)決策層面的建議
1) 首先建議決策層面投入一些精力關(guān)注項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn),鼓勵(lì)項(xiàng)目組將部分風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題適當(dāng)?shù)纳?jí)匯報(bào),以便決策層能夠了解項(xiàng)目的關(guān)鍵信息,以便準(zhǔn)確的作出決策;這方面工作說(shuō)起來(lái)簡(jiǎn)單,但是實(shí)施上卻是有些難度;從領(lǐng)導(dǎo)層面來(lái)說(shuō),建議更多的創(chuàng)造出能夠公開(kāi)暴露項(xiàng)目問(wèn)題的一種氛圍或者文化,有了這種氛圍,項(xiàng)目組才可能愿意將項(xiàng)目問(wèn)題及時(shí)升級(jí);
2) 在決策是否要短期交付或者超出原有項(xiàng)目范圍的交付,決策層面需要了解存在的風(fēng)險(xiǎn),考慮這種風(fēng)險(xiǎn)是否可以接受,包括不良的產(chǎn)品質(zhì)量、延期交付的其他需求、客戶的滿意度等;這方面的問(wèn)題部分產(chǎn)品開(kāi)始逐步重視起來(lái)了,對(duì)于新增的重大需求盡量規(guī)劃到下一個(gè)版本;而較小的需求則需要跟項(xiàng)目組溝通,明確各需求實(shí)現(xiàn)的優(yōu)先級(jí)和需求實(shí)現(xiàn)調(diào)整的策略,以便項(xiàng)目組能夠執(zhí)行一個(gè)可實(shí)現(xiàn)的計(jì)劃,后續(xù)開(kāi)發(fā)過(guò)程受控;
3) 關(guān)于需求實(shí)現(xiàn)是否經(jīng)濟(jì)的問(wèn)題,高層也關(guān)注到了這個(gè)問(wèn)題,并有趨勢(shì)要求有關(guān)部門去收集每個(gè)需求實(shí)現(xiàn)的成本;這項(xiàng)工作目前有些難度,由于財(cái)務(wù)核算的不精細(xì),造成對(duì)產(chǎn)品或項(xiàng)目的成本核算、效益核算都存在問(wèn)題;但是至少我們可以先收集有些簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù),只要能夠反映問(wèn)題即可;這些數(shù)據(jù)如果能夠及時(shí)反映給市場(chǎng)一線,讓他們知道研發(fā)承擔(dān)的產(chǎn)品成本后,那么他們與客戶交流溝通時(shí)也有了明確的依據(jù);在產(chǎn)品薄利的時(shí)代,相信這項(xiàng)工作會(huì)越來(lái)越受到重視;
3.3 對(duì)項(xiàng)目或部門的建議
1) 項(xiàng)目人員特別是風(fēng)險(xiǎn)組人員要有意識(shí)的加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí),積極參加培訓(xùn),建立起風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí);
2) 為了真正有效的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理,首先要作的是需要收集以往項(xiàng)目和現(xiàn)在項(xiàng)目遇到的重大問(wèn)題,問(wèn)題發(fā)生的原因;因?yàn)檫@些原因往往是風(fēng)險(xiǎn)本身;要有意識(shí)的收集風(fēng)險(xiǎn)信息和項(xiàng)目問(wèn)題信息,為提高項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理水平做好準(zhǔn)備;
3) 項(xiàng)目組要能夠積極參與風(fēng)險(xiǎn)的討論和經(jīng)驗(yàn)分享,將相關(guān)信息提交到組織提供的數(shù)據(jù)庫(kù)中;項(xiàng)目復(fù)盤工作要堅(jiān)持開(kāi)展,項(xiàng)目組成員要積極參與進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié),為組織資產(chǎn)作貢獻(xiàn),為下一次應(yīng)對(duì)提供經(jīng)驗(yàn);
4) 項(xiàng)目組要有風(fēng)險(xiǎn)管理負(fù)責(zé)人,他要能夠定期組織項(xiàng)目組的風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng),將風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)納入到項(xiàng)目的日;顒(dòng)中,例如項(xiàng)目周例會(huì)、月例會(huì)、CCB例會(huì)等; 各開(kāi)發(fā)組相關(guān)人員、接口關(guān)系、依賴關(guān)系等相關(guān)人員都需要參與,以便能夠識(shí)別出關(guān)鍵的風(fēng)險(xiǎn);
5) 在識(shí)別出風(fēng)險(xiǎn)后,風(fēng)險(xiǎn)描述中一定要把風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的根源、可能在哪種場(chǎng)景發(fā)生,發(fā)生后可能帶來(lái)的后果描述清楚,制定的應(yīng)對(duì)措施等需要與風(fēng)險(xiǎn)后果影響人員進(jìn)行溝通確認(rèn);
6) 風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別可以使用風(fēng)險(xiǎn)源清單模板來(lái)進(jìn)行識(shí)別,對(duì)于資源受限或進(jìn)度緊迫的項(xiàng)目來(lái)說(shuō),也可以使用其他2種比較常用的方法:1是通過(guò)對(duì)項(xiàng)目生命周期中各階段(例如:需求、方案、設(shè)計(jì)、實(shí)現(xiàn)、測(cè)試等)的回顧, 以便發(fā)現(xiàn)各階段中可能存在的風(fēng)險(xiǎn);2是通過(guò)對(duì)WBS列表進(jìn)行審查,重點(diǎn)對(duì)各里程碑實(shí)現(xiàn)、接口問(wèn)題、WBS是否全面等進(jìn)行審查,以便發(fā)現(xiàn)隱藏的問(wèn)題;例如:如果發(fā)現(xiàn)某個(gè)需求根本不在你的WBS列表中,那么這個(gè)需求可能會(huì)帶來(lái)很大的進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn);
7) 為了控制進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn),很多項(xiàng)目使用增量模型來(lái)進(jìn)行緩解,將需求進(jìn)行分解和細(xì)化,并采取每次交付部分功能的方式,一方面這樣有利于與用戶和用戶代表每次交付的需求達(dá)成共識(shí),減少需求的變更程度,同時(shí)也有利于控制風(fēng)險(xiǎn);業(yè)界經(jīng)驗(yàn),一般項(xiàng)目一次交付的規(guī)模越大,項(xiàng)目進(jìn)度估算越不準(zhǔn)確,這樣進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)越大;
8) 關(guān)于人員風(fēng)險(xiǎn),由于核心崗位人員的離職,往往給項(xiàng)目帶來(lái)很大的風(fēng)險(xiǎn),為了能夠加強(qiáng)人員備份又不需要占用太多的資源,很多項(xiàng)目組使用了小組責(zé)任制的方式,每個(gè)開(kāi)發(fā)任務(wù)由2-3個(gè)開(kāi)發(fā)人員共同負(fù)責(zé),大化的減少人員離職帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn);
9) 一般而言,項(xiàng)目前期的風(fēng)險(xiǎn)多、影響也大;為了盡可能的發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)并進(jìn)行監(jiān)控,項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)開(kāi)始越早越好;例如:項(xiàng)目方案存在的風(fēng)險(xiǎn)越早發(fā)現(xiàn)越好,否則可能對(duì)項(xiàng)目是致命的打擊;
4 總結(jié)
以上的簡(jiǎn)單分析,可能不能涵蓋所有的問(wèn)題;其中每一項(xiàng)問(wèn)題的改善都需要經(jīng)過(guò)與相關(guān)人員充分協(xié)商,考慮到現(xiàn)有資源等各方面的限制,制定出真正有效、可行的行動(dòng)計(jì)劃;同時(shí),我們也認(rèn)識(shí)到,項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理改進(jìn)的過(guò)程是個(gè)逐步積累的過(guò)程,任重而道遠(yuǎn),不可能一蹴而的,需要公司從上到下的認(rèn)識(shí)達(dá)成和經(jīng)驗(yàn)的積累!但是,我們相信,只要大家不懈努力,公司項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理水平終究會(huì)得到很大提升的!