7. 制作報表
項目管理軟件包在初應用時,一般只有少數(shù)報表,通常是列表總結進度計劃、資源或預算。,決大多數(shù)項目管理軟件包都有非常廣泛的報表功能。下面列出一些可制作的報表內容:
. 項目全面匯報報表。
. 項目主要階段(里程碑)報表。
. 一定時期內的各種信息,例如這一時期內完成和正在進行的任務,以及準備開始的任務。
. 財務報表,顯示全面的信息,包括所有任務、整個項目預算、超支情況、累計預算成本、實際成本以及承付款項。
. 成本/進度控制系統(tǒng)準則(c/scsc)報表。通常美國國防部進行國防項目時要求使用這個報表。
. 對項目的各種或一組資源進行資源配置報表。
. 定制的標準報表、交叉報表、變量基準對比表。
8. 資源管理
目前的項目管理軟件都有一份資源清單,列明各種資源的名稱、資源可以利用時間的極限、資源標準及過時率、資源的收益方法和文本說明。每種資源都可以配以一個代碼和一份成員個人的計劃日程表。對每種資源加以約束,比如它可被利用的時間數(shù)量。用戶可以按百分比分為任務配置資源,設定資源配置的優(yōu)先標準,為同一任務分配各個資源,并保持對每項資源的備注和說明。系統(tǒng)能突出顯示并幫助修正不合理配置,調整和修勻資源配置。大部分軟件包可以為項目處理數(shù)以千計的資源。
9. 計劃
在所有項目管理軟件包中,用戶都能界定需要進行的活動。正如軟件通常能維護資源清單,它也能維護一個活動或任務清單。用戶對每項任務選取一個標題、起始與結束日期、總結評價,以及預計工期(包括按各種計時標準的樂觀、可能及悲觀估計),明確與其他任務的先后順序關系以及負責人。通常,項目管理軟件中的項目會有幾千個相關任務。另外,大部分程序可以創(chuàng)建工作分析結構,協(xié)助進行計劃工作。
10.項目監(jiān)督及跟蹤
項目管理的一項基本工作是對工作進程、實際費用和實際資源耗用進行跟蹤管理。大部分項目管理軟件包允許用戶確定一個基準計劃,并實際進程及成本與基準計劃里的相應部分進行比較。大部分系統(tǒng)能跟蹤許多活動,如進行中或已完成的任務、相關的費用、所用的時間、起止日期、實際投入或花費的資金、耗用的資源,以及剩余的工期、資源和費用。關于這些臨近和跟蹤特征,管理軟件包有許多報告格式。
11.進度安排
在實際工作中,項目規(guī)模往往比較大,人工進行進度安排活動顯得極為復雜了。項目管理軟件包能為進度安排工作提供廣泛的支持,而且一般是自動化的。大部分系統(tǒng)能根據(jù)任務和資源清單以及所有相關信息制作甘特圖及網(wǎng)絡圖,對于這些清單的任何變化,進度安排會自動反映出來。此外,用戶還能調度重復任務,制定進度安排任務的優(yōu)先順序,進行反向進度安排(從末期到日首期),確定工作輪班,調度占用時間,調度任務,確定晚開始或盡早開始時間,明確任務必須開始或必須結束日期,或者是早、晚日期。
12.保密
項目管理軟件一個相對新穎的特點是安全性。一些系統(tǒng)對項目管理包自身、單個項目文件、項目文件中的基本信息(例如工資)均設有口令密碼。
13.排序及篩選
利用排序,用戶可以按隨心所欲的順序來瀏覽信息,比如從高到低的工資率,按字母順序的資源名稱或任務名稱。大部分程序有各種排序方式(例如:按名、姓等)。篩選功能幫助用戶選擇出符合具體準則的一些資源。例如,某些任務要用到某種具體資源,用戶如果想了解這些任務的有關信息,只需命令軟件程序忽略未使用這種的任務,而只把用到這種資源的任務顯示出來可以了。
14.假設分析
項目管理軟件一個非常實用的特點是進行假設分析。用戶可以利用這一特點來探討各種情形的效果。在某一項目的一些節(jié)點上,用戶可以向系統(tǒng)詢問:"如果拖延一周,會有什么結果?"系統(tǒng)會自動計算出延遲對整個項目的影響,并顯示出結果。例如,某個建筑項目,要研究木材消耗率上升15%將發(fā)生什么結果,承包商只要把這一變化輸入計算機,所有的相關費用成本能顯示出來。幾乎可以對項目中所有變量(人員、工資率、成本)進行測試,觀察發(fā)生具體情況的影響。這種分析能使項目經理更好地控制有關項目的各種風險。
二、 常見的項目管理軟件包
下面簡要介紹一下當前一些常見的項目管理軟件包。
1. CA-SuperProject
Computer Associates International公司的CA-SuperProject是一個常用的軟件,特別是在那些管理公司網(wǎng)絡的項目管理人員、在Unix或Windows環(huán)境下的工作人員以及需要高性能程序的人中更受歡迎。這個軟件包能支持多達160,000多個任務的大型項目。許多評論人員因為它在大型項目及小型項目兩方面的優(yōu)異表現(xiàn)而予以高度評價。CA-SuperProject能創(chuàng)建及合并多個項目文件,為網(wǎng)絡工作者提供多層密碼入口,進行計劃審評法(PERT)的概率分析。而且,這一程序包含一個資源平衡算法,在必要時,可以保證重要工作的優(yōu)先性。它的主要缺點是用戶界面不如其他一些程序友好,應當在將來的版本中進一步解決。
2. Microsoft Project
毫不意外,作為微軟家庭一員的Microsoft Project,已經占領了項目管理軟件包市場的大量份額。Microsoft Project的主要優(yōu)點是它與微軟其他產品(Access、Excel、PowerPoint、Word)很相似,菜單欄幾乎一樣,用戶的工具欄如出一轍。另外,用戶可以在應用文件之間輕易地來回移動信息資料,例如,可以把Excel資源表中的成本信息輕易地移到Microsoft Project中,Microsoft Project中的一份甘特圖也可通過拖入或連接,輕易地移入Word文件中。日常用語(Tips of the day)、提示卡以及大量幫助范例大大簡化了程序的應用,交互式日程系統(tǒng)、電子郵件以及分配設備的功能很強大,F(xiàn)在,還包含應用文件的視象(Visual Basic fot Applications),便于高級用戶設計接口或自動處理重復性工作。Microsoft Project的缺點是它的關鍵路徑處理,用戶不太容易查看,并且它也不如其他一些軟件包能處理多個項目及子項目。