公司內(nèi)部會議：領取“尚方寶劍”

項目啟動會是造外勢。在公司也要造內(nèi)勢，讓各個部門都知道這個項目能為公司創(chuàng)造哪些經(jīng)濟效益，明確項目組人員和項目負責人，確定項目負責人的權限。公司財務、采購、人事、技術、銷售等部門都要參加，這樣才能創(chuàng)造一個良好的內(nèi)部服務體系，讓項目組把主要精力放在為用戶服務上。公司內(nèi)部主要是召開項目組成立會，會上重要的是宣布項目的內(nèi)容、項目負責人權限、項目團隊成員、項目時間周期、項目需要的設備、資金等。給項目管理充分的授權，與此項目相關的事情，全權由項目經(jīng)理負責。這樣，項目組人員的人事調(diào)動，根據(jù)項目進度進行設備的采購、項目發(fā)生的財務支出等也不需要一次次找總經(jīng)理，只要是規(guī)定范圍內(nèi)的，由項目經(jīng)理簽字可以了。

項目授權書必須由總經(jīng)理簽字，并在會上宣讀。為了增強團隊凝聚力，可以在會上舉行項目組宣誓或誓師宣言，形成高度集中、統(tǒng)一、協(xié)作的團隊精神。內(nèi)部造勢不僅可以讓各個部門了解項目，創(chuàng)造條件服務項目組，而且可以給項目組成員以壓力和動力，意識到項目的意義和團隊精神的重要性，這對項目經(jīng)理來說是一把尚方寶劍。營造了內(nèi)外兩個良好的環(huán)境，項目啟動是水到渠成的事，項目組成員可以集中精力投入到實施中去，項目的成功也有了更大的保證，不會因為失控而受挫。

一個項目的成功啟動絕不是靠項目組或項目經(jīng)理可以的，必須具備內(nèi)部和外部兩個條件，所以，雙方的一把手都要高度重視，尤其是在目前中國的公司文化環(huán)境下，項目經(jīng)理需要一把尚方寶劍，而用戶方的主管也是同樣需要的。

項目小組首次會議：為成功奠基

在現(xiàn)代企業(yè)中，項目經(jīng)理在組織中的工作，遇到的大障礙是人的障礙，真正的項目經(jīng)理往往將80％以上甚至是90％的時間用在了溝通和合作上，大部分有經(jīng)驗的項目經(jīng)理都會認為項目經(jīng)理重要的是做人的工作，和所有項目相關者能夠達成共識。

所以，項目啟動中的項目小組首次會議顯得非常的重要和關鍵，項目小組首次會議決定了小組在整個項目各階段的運作表現(xiàn)，確保小組有一個良好的開端是每一個成員的職責。在項目開始前，或者在項目的啟動階段，多做些工作并且把工作做踏實是非常必要的，也是提前杜絕一些可預測風險發(fā)生的一個有效手段。缺乏共識，正是項目中常見的風險，帶來的后果各種各樣。

通過召開項目小組首次會議，可以初步了解不同人的經(jīng)歷和特長，確定誰能或愿意能執(zhí)行不同的項目任務，增加了組員實際接受這些任務的可能性。其次，將組員個人目標、日常工作目標及項目小組工作目標三者統(tǒng)一起來，使組員能真正投入小組工作。第三，讓成員們有機會相互了解并建立信任，這也是成功團隊的特征。后，盡可能的解除項目組成員心中的疑慮，讓大家都能夠清楚自己所從事的是一項什么樣的工作，對自己能帶來什么樣的價值。因此，項目小組首次會議可以說是項目成功的一個奠基石。

做好項目啟動工作，把握成功風向標

俗話說，“磨刀不誤砍柴工”，項目的啟動工作在整個項目生命周期內(nèi)看似很不起眼，很多人認為微不足道，甚至可以越過或草草了事，豈不知會為以后的工作留下種種隱患。在進入項目實施前，項目范圍的明晰和項目計劃落實等固然非常重要，然而僅僅這些措施是遠遠不夠的。“項目不是在結束時失敗，而是在開始時失敗”，做過項目的人大概都會對這句話感觸良深。對于一個項目來說，項目組內(nèi)部、企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與客戶之間能關鍵問題達到共識，顯得至關重要。有一句話是這么概括的，在一個解決方案上達成共識比這個解決方案本身的先進性重要得多。項目管理專家們經(jīng)常討論信息化建設，常常會說信息化建設風險很大，然而難以預測和掌握的是人的因素，技術上的問題總是會有解決方案的，而達成共識其實是解決人的問題，減輕或者降低項目實施過程中可能出現(xiàn)的、由于人而引起的不必要的阻力。在去年10月在南京召開的中國第三屆項目管理國際會議上，提出中國的項目管理要向“四化”方向發(fā)展，這“四化”是科學化、現(xiàn)代化、規(guī)范化和體系化。從整個的項目管理發(fā)展來講，是使我們的項目管理理念科學化、程序規(guī)范化、方法現(xiàn)代化、制度體系化。項目啟動階段的問題，也要納入這“四化”來考慮，使項目的啟動過程走向科學規(guī)范的道路，成為現(xiàn)代企業(yè)項目管理體系中重要的組成部分，有效提高項目的成功率。