三、與各部門負(fù)責(zé)人及具體實(shí)施人員的溝通

溝通原則：目標(biāo)為導(dǎo)向、需求為基礎(chǔ)、計(jì)劃為指南、指導(dǎo)為手段、檢查為保障用戶的這類人員是信息系統(tǒng)建設(shè)直接的受益人和資源的提供者，要在完成自身業(yè)務(wù)的同時(shí)，還要支持和參與信息系統(tǒng)的建設(shè)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與他們的溝通以目標(biāo)為導(dǎo)向、需求為基礎(chǔ)、計(jì)劃為指南、指導(dǎo)為手段、檢查為保障為溝通原則，滿腔熱情地向他們宣傳企業(yè)信息化建設(shè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和用戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主動(dòng)和各級部門溝通，深入基層了解真實(shí)有效的信息化需求，收集各級部門提出的建設(shè)性意見。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在經(jīng)過與用戶的充分溝通和協(xié)商的基礎(chǔ)上制定項(xiàng)目計(jì)劃，并以制定的項(xiàng)目計(jì)劃作為行動(dòng)的指南，向用戶的相關(guān)人員傳遞項(xiàng)目行動(dòng)信息。指導(dǎo)項(xiàng)目工作的進(jìn)行，檢查行動(dòng)的結(jié)果。分析出現(xiàn)的問題，充分調(diào)動(dòng)各級部門和人員參與信息化建設(shè)的積極性，形成各級部門和人員在信息化建設(shè)中多出成績的良好競爭與合作局面。

在IT信息化項(xiàng)目中。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要將紛繁復(fù)雜的項(xiàng)目信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的管理，規(guī)定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都是溝通的主體，都要嚴(yán)格按照溝通計(jì)劃進(jìn)行項(xiàng)目溝通；同時(shí)，要指派專人負(fù)責(zé)維護(hù)溝通計(jì)劃、收集產(chǎn)生的信息，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)發(fā)布和終存儲信息，并針對溝通計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行溝通方面的績效考核。

在IT信息化項(xiàng)目的溝通計(jì)劃中，建立一個(gè)《項(xiàng)目溝通通訊錄》，可以記載用戶主要項(xiàng)目干系人的姓名、職責(zé)、通訊方式、需要收集的信息和需要發(fā)布的信息、溝通的時(shí)機(jī)、誰負(fù)責(zé)與他溝通等資料，使各溝通責(zé)任人能夠清晰地了解他所負(fù)責(zé)的溝通任務(wù)，可以按規(guī)定的時(shí)機(jī)和內(nèi)容與他所負(fù)責(zé)的溝通對象進(jìn)行及時(shí)的溝通。

在IT信息化項(xiàng)目中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要采用統(tǒng)一的項(xiàng)目文檔管理方式，包括統(tǒng)一的文檔書寫格式、規(guī)定的文檔目錄、文檔保存的方式、信息讀寫的權(quán)限等，使文檔的書寫、保存和檢索非常清晰和方便，用戶和溝通責(zé)任人能夠快速地提取到所需要的信息。為保證溝通的真正實(shí)現(xiàn)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要建立溝通反饋機(jī)制：規(guī)定溝通必須保證信息被接收者接到并理解。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要通過各種例行的和隨機(jī)的會(huì)議和報(bào)告與用戶進(jìn)行溝通，將提交給用戶的報(bào)告分為定期報(bào)告、階段審查報(bào)告和緊急報(bào)告三類，規(guī)定具體的報(bào)告格式及提交時(shí)間。將溝通作為用戶參與的基礎(chǔ)、號角和保障。

在現(xiàn)今瞬息萬變的社會(huì)中，計(jì)劃總是沒有變化快是不爭的事實(shí)，沒有變化的計(jì)劃是沒有生命力的。

在項(xiàng)目每個(gè)階段的工作開始前，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)都要了解當(dāng)初制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)的假定和約束條件有沒有發(fā)生變化，了解項(xiàng)目計(jì)劃有沒有變更的需要；同時(shí)通過發(fā)送各種形式通知的方式，向用戶方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、主要項(xiàng)目成員及其他相關(guān)人員發(fā)送項(xiàng)目將要進(jìn)行的活動(dòng)信息。如同進(jìn)攻前發(fā)出的號角一樣，使參與項(xiàng)目的用戶相關(guān)人員切實(shí)地做好各項(xiàng)組織、協(xié)調(diào)和準(zhǔn)備工作，配合項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共同完成這個(gè)階段的工作。

當(dāng)項(xiàng)目的某個(gè)階段的工作完成后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和用戶共同檢查和記錄這個(gè)階段的可交付成果，將項(xiàng)目的實(shí)際狀況通報(bào)給項(xiàng)目各方，肯定工作成績。鼓舞項(xiàng)目各方的士氣，使得項(xiàng)目的各個(gè)參與方進(jìn)一步堅(jiān)定項(xiàng)目必勝的信心；同時(shí)，及時(shí)地分析問題以尋求改進(jìn)，消除存在的分歧和誤解。保障并進(jìn)一步提高用戶參與項(xiàng)目活動(dòng)的熱情。

當(dāng)前的時(shí)代是一個(gè)合作的時(shí)代，信息系統(tǒng)的建設(shè)也無法脫離這個(gè)主題，它需要信息系統(tǒng)供應(yīng)商、用戶以及項(xiàng)目的其他參與方（如硬件提供商）的共同協(xié)作。

所以，高效和健全的項(xiàng)目溝通管理是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)為提高用戶的積極參與所做出的不懈努力，有效的溝通可以使用戶及時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，保證項(xiàng)目符合用戶的要求，并按照既定的計(jì)劃向前推進(jìn)，使用戶認(rèn)同項(xiàng)目的進(jìn)度并建立預(yù)期，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決項(xiàng)目推進(jìn)過程中遇到的問題。

總的來說，信息系統(tǒng)的建設(shè)需要項(xiàng)目各方的充分溝通，只有在充分溝通基礎(chǔ)上進(jìn)行的項(xiàng)目，才能保證項(xiàng)目各方的思想統(tǒng)一、步調(diào)一致，項(xiàng)目才能終邁向成功。