五、 如何建立高效運(yùn)行的PMO

針對目前國內(nèi)企業(yè)PMO存在的問題，如何進(jìn)行規(guī)避，并建立自己高效運(yùn)行的PMO呢?下面將從PMO類型的選擇、PMO職責(zé)的確定、PMO價值的實現(xiàn)、PMO自身的提升四個方面進(jìn)行論述。

(一)選擇合適的PMO類型

在選擇PMO的組織模式時，我們通常會選擇從第一種模式(保證型PMO)作為起點，當(dāng)發(fā)展到一定程度時再進(jìn)行改進(jìn)，擴(kuò)展其職能，升級PMO的組織模式，如果組織的決策層對于項目管理的重視程度非常高，給予PMO的權(quán)限也足夠，也可以直接采用第三種模式(戰(zhàn)略型PMO)。選擇合適類型的PMO對于組織級項目管理執(zhí)行力與推動力的提升，項目管理職責(zé)與目標(biāo)的實現(xiàn)具有重要的作用。

(二)正確定位PMO的職責(zé)

很多PMO失敗的原因在于沒有很好的定位PMO的職責(zé)，過多的從事一些行政及輔助性的工作，缺少總結(jié)與知識積累。結(jié)合國內(nèi)外PMO的經(jīng)驗與佳實踐，成功PMO的職責(zé)應(yīng)包括五個中心：即服務(wù)支持中心、學(xué)習(xí)成長中心、知識管理中心、管理控制中心、決策支持中心。項目管理者聯(lián)盟文章

1、 服務(wù)支持中心

對項目提供業(yè)務(wù)及管理領(lǐng)域咨詢支持;協(xié)助項目經(jīng)理完成項目計劃、項目監(jiān)控、里程碑評審等工作。

2、 學(xué)習(xí)成長中心

制定項目經(jīng)理能力模型;開發(fā)和引進(jìn)項目管理課程;針對不同人員組織相關(guān)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等能力提升項目;制定項目經(jīng)理崗位序列的評估和晉升。

3、 知識管理中心

制定項目管理流程和規(guī)范;建立知識管理平臺和系統(tǒng);總結(jié)項目管理的佳實踐。

4、 管理控制中心

依據(jù)項目要求選擇任命項目經(jīng)理;為啟動的項目調(diào)配資源動態(tài)規(guī)劃;項目計劃的審核和審批形成執(zhí)行基準(zhǔn);對項目進(jìn)行跟蹤、分析和控制;組織項目的收尾，對項目和項目經(jīng)理做出評價與績效分配。

5、 決策支持中心

制定項目選擇標(biāo)準(zhǔn)，組織項目初選、終選;對項目定期分析、評估，為決策者提供決策支持。

成功的PMO應(yīng)該在項目經(jīng)理和決策層之間，站在中立者的角度，客觀地來審視項目;復(fù)制成功和沉淀成功經(jīng)驗、總結(jié)佳實踐;對于項目團(tuán)隊提供成功經(jīng)驗和失敗教訓(xùn)，預(yù)見性地去發(fā)現(xiàn)一些項目管理中的問題，來指導(dǎo)項目經(jīng)理成功地完成項目。PMO應(yīng)成為各部門協(xié)調(diào)與潤滑的重要部門，改變各自為政，缺少信息溝通與數(shù)據(jù)共享的局面，應(yīng)成為信息交匯中心與數(shù)據(jù)分析中心。

(三)不斷提升PMO的價值

在很多企業(yè)，研發(fā)人員及項目經(jīng)理常常對PMO有反感情緒，認(rèn)為其不熟悉業(yè)務(wù)流程與技術(shù)、經(jīng)常要求項目經(jīng)理和研發(fā)人員提交形式化的材料，只審批和監(jiān)控，不能為項目提供良好的服務(wù)。公司領(lǐng)導(dǎo)層也認(rèn)為PMO人員做事務(wù)性工作，只是消耗成本的管理部門，不能創(chuàng)造效益。一方面與研發(fā)人員觀念有關(guān)，同時很重要的是PMO人員沒有樹立良好的服務(wù)意識，提供自己的產(chǎn)品，實現(xiàn)PMO的價值。

筆者認(rèn)為，PMO如果樹立在管理中樹立服務(wù)意識，明確自己提供的產(chǎn)品與服務(wù)，通過建立組織級項目管理體系，可為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造較大的無形價值與效益。

1、 引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)與制度落地

PMO可吸取和引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)的管理理念與標(biāo)準(zhǔn)，如吸收IPD、CMMI、ISO9001、全面預(yù)算管理、全面質(zhì)量管理、六西格瑪、平衡記分卡等國內(nèi)外先進(jìn)的管理理念(建議以其中一個體系為框架，其他體系為補(bǔ)充)，通過與行業(yè)背景及公司實際特點結(jié)合，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、流程、規(guī)范、模版，使得標(biāo)準(zhǔn)實地化，融入到公司的日常管理流程中，并由PMO的過程改進(jìn)人員針對流程與制度運(yùn)行情況，持續(xù)改進(jìn)模板與流程，使得企業(yè)的項目管理成熟度不斷提升。

2、 建立項目管理信息系統(tǒng)

隨著企業(yè)內(nèi)并行項目的增多，項目信息流數(shù)據(jù)的加大，對于項目信息統(tǒng)計分析、工時統(tǒng)計、過程管理等提出了較高的要求。尤其是多人異地開發(fā)同一項目時，急需一套分布式的項目管理信息系統(tǒng)進(jìn)行任務(wù)的統(tǒng)一分發(fā)、完成情況的反饋，將信息流、資金流以項目為單位統(tǒng)一匯總、多項目數(shù)據(jù)分析等。目前微軟EPM、視銳達(dá)等項目管理軟件已經(jīng)在部分中小型IT企業(yè)中發(fā)揮一定的作用，為企業(yè)級項目管理信息系統(tǒng)的建設(shè)提供了良好的信息平臺。

同時PMO還應(yīng)引進(jìn)軟件工程工具，提升研發(fā)效率，如需求管理系統(tǒng)、配置管理系統(tǒng)、缺陷跟蹤系統(tǒng)、構(gòu)件庫管理系統(tǒng)等，目前IBM的Rational、北大青鳥已在軟件工程工具的提供方面有一定的優(yōu)勢，工欲善其事，必先利其器，軟件工程工具的使用將對研發(fā)效率的提升、研發(fā)管理水平的提升起到重要的作用。

3、 建立合理的項目預(yù)算與考核激勵機(jī)制項目管

PMO應(yīng)結(jié)合項目特點，與財務(wù)部門統(tǒng)一預(yù)算與結(jié)算口徑，建立項目—部門—公司三級預(yù)算管理體系，實行全過程、全部門、全員的全面預(yù)算與成本管理(在績效考核中應(yīng)區(qū)分可變成本與固定成本)。將進(jìn)度、成本、質(zhì)量(過程質(zhì)量、產(chǎn)品質(zhì)量)、技術(shù)積累與貢獻(xiàn)(構(gòu)件、專利、著作權(quán))、客戶滿意度等方面作為項目考核與評價的依據(jù)，以合同或利潤一定百分比作為項目獎金，通過綜合打分，將項目執(zhí)行情況與項目終考核結(jié)果直接掛鉤。項目經(jīng)理對項目成員綜合評價，有利于鼓舞士氣，提高員工的團(tuán)隊意識和項目成功率(對于工期較長2年以上項目可按照里程碑半年或一年頒發(fā)一次)。

4、 項目資源協(xié)調(diào)與管理

由于PMO獨立于各職能部門，可以進(jìn)行跨部門的資源協(xié)調(diào)與配置，因此在人員、研發(fā)資產(chǎn)、設(shè)備、資金等方面，PMO可根據(jù)項目的優(yōu)先級及資源的可用性進(jìn)行綜合調(diào)配，以實現(xiàn)組織的整體目標(biāo)。在資源管理方面，PMO尤其要注意與人力資源部門共同配合，建立公司的項目人才資源庫，對員工技術(shù)背景、技術(shù)等級、工作年限、項目經(jīng)驗等內(nèi)容在每個項目結(jié)束資源釋放后及時更新，便于項目團(tuán)隊成立時合格人員的篩選與公司項目人力資源庫的維護(hù)與發(fā)展。

5、 建立項目管理知識庫

PMO可通過對已有項目得經(jīng)驗教訓(xùn)、歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)，建立常用的風(fēng)險數(shù)據(jù)庫、估算模版、WBS模版、成本比例，便于成功經(jīng)驗的復(fù)用與項目總體的控制。為了使項目管理制度與知識沉淀固化，PMO可編制《項目管理手冊》、《項目經(jīng)理手冊》、《項目經(jīng)驗教訓(xùn)案例庫》，減短項目經(jīng)理及項目組成員進(jìn)入新項目的適應(yīng)期。項目收尾是巨大的知識金礦，可通過與項目結(jié)項考核掛鉤，激勵項目團(tuán)隊成員，提煉項目中的精華進(jìn)行知識共享與管理，如經(jīng)驗教訓(xùn)總結(jié)、構(gòu)件提取、著作權(quán)申請、專利申報等。

6、 建設(shè)項目經(jīng)理梯隊

開發(fā)和定制項目管理課程，為項目經(jīng)理提供培訓(xùn)培訓(xùn)宣貫是破除阻力，使得公司有共同的項目管理語言與思想，是組織級項目管理落地與執(zhí)行好的方法。PMO可通過開發(fā)系列項目管理課程，為公司儲備項目管理人才，還可以配合人力資源部建立項目經(jīng)理能力素質(zhì)模型與任職資格、建立項目經(jīng)理職業(yè)發(fā)展路徑(助理級、中級、高級項目經(jīng)理)。通過內(nèi)部競標(biāo)制等方式，選拔與任命項目經(jīng)理，在企業(yè)內(nèi)給項目經(jīng)理以寬松和良好的發(fā)展空間。

7、 項目管理文化建設(shè)

PMO可通過項目管理理念的宣貫逐步把公司各類活動納入項目管理體系，如研發(fā)類、系統(tǒng)集成、技術(shù)研究、售前、臨時型的(如資質(zhì)申請、企業(yè)文化建設(shè)、信息化建設(shè))等等，使得每一項活動獨立核算，按照項目管理的方法高效率的執(zhí)行。

PMO還可以通過《項目管理月報》、項目管理網(wǎng)站、組織相關(guān)問題大討論或征文、訂閱項目管理相關(guān)報刊書籍、組織項目管理經(jīng)驗交流會、組織參加對外交流等活動，掀起企業(yè)內(nèi)部學(xué)習(xí)和使用項目管理、交流和分享項目管理的高潮。

8、 數(shù)據(jù)分析與決策支持

PMO是各項目及各職能部門信息匯集的中心，如何利用并分析好這些數(shù)據(jù)，并從數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)問題并提出解決辦法，是PMO作為決策支持的重要職責(zé)。因此可通過工時統(tǒng)計與分析、項目經(jīng)濟(jì)效益分析、項目經(jīng)濟(jì)可行性分析、項目開發(fā)效率分析、項目進(jìn)度、項目利潤率、項目投資回報率、成本偏差分析(掙值分析)等方面多角度數(shù)據(jù)分析，得出問題的原因，進(jìn)行及時預(yù)警，指導(dǎo)今后項目的執(zhí)行與公司領(lǐng)導(dǎo)的決策。