如何管理好自己的時(shí)間
時(shí)間管理，本身是一門(mén)藝術(shù)。時(shí)間是公平的，每個(gè)人的時(shí)間都是一樣的。如何在相同的時(shí)間里，做出不同的事業(yè)，這是個(gè)人水平的體現(xiàn)。
一、 故事
這里先講一個(gè)故事。故事是抄來(lái)的，我修改了其中的一部分，使其更貼近我要說(shuō)的主題。
有兩個(gè)和尚他們分別住在相鄰的兩座山上的廟里。左邊的山上住著瘦和尚，右邊山上住著胖和尚。這兩座山之間有一條溪，于是這兩個(gè)和尚每天都會(huì)在同一時(shí)間下山去溪邊挑水，久而久之他么變成為了好朋友。兩個(gè)和尚都喜歡游泳。胖和尚經(jīng)常在挑水的時(shí)候，順便游上那么一會(huì)兒，而瘦和尚卻極少在溪水里游泳。
不知不覺(jué)五年過(guò)去了。有，瘦和尚竟然沒(méi)有帶扁擔(dān)來(lái)挑水，而是直接在溪里面游泳。胖和尚很納悶，問(wèn)瘦和尚，你不挑水，怎么有水喝啊。瘦和尚說(shuō)，這五年來(lái)，我每天做完功課后都會(huì)抽空在廟后面挖一口井，即使有時(shí)很忙，能挖多少算多少。如今終于讓我挖出井水，我不用再下山挑水�，F(xiàn)在我終于可以放心的游泳了。
于是，每天瘦和尚都可以自在的游泳，而胖和尚還是只能游一會(huì)兒得挑水回廟里。突然有，兩座廟同時(shí)失火了。瘦和尚很快用井水把火撲滅了。而胖和尚還得跑到溪里面去挑水滅火，結(jié)果火滅的時(shí)候，廟已經(jīng)燒掉了一大半了。
接下來(lái)，胖和尚每天除了要安排時(shí)間挑水，還得花大部分時(shí)間去修補(bǔ)破廟。而瘦和尚在游泳之余，還潛心書(shū)畫(huà)。故事完畢。
二、 重要度/緊急度
故事說(shuō)完了，我們?cè)賮?lái)重頭分析做事情的順序。
根據(jù)重要度和緊急度來(lái)區(qū)分事件，是一個(gè)非常常用的方法。但是，到底什么叫重要，什么叫緊急呢？
重要的事情：對(duì)以后的工作生活、對(duì)以后的發(fā)展等，會(huì)產(chǎn)生明顯的影響的事情，對(duì)目標(biāo)的達(dá)成有顯著推動(dòng)的事情。
緊急的事情：需要立即處理的事情。
我們按照以上的象限圖，來(lái)說(shuō)一下事件的重要度和緊急度。
4：即不重要，又不緊急的事情。
即不對(duì)以后會(huì)產(chǎn)生重要的影響，又不是立即需要處理的事情。類(lèi)似于和尚的游泳事情。此類(lèi)事情，一般都是些興趣愛(ài)好，或者受人之托，或者偶然的想法。
3：緊急不重要的事情
只是立即需要處理，但是并不會(huì)對(duì)將來(lái)產(chǎn)生重要影響的事情。類(lèi)似于和尚的挑水，每天必須做，不做不行，但是做了也是解決當(dāng)前問(wèn)題
2：重要不緊急的事情
不是當(dāng)前必須要立即處理的，但是對(duì)以后會(huì)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響的事情。類(lèi)似于瘦和尚的挖井，不挖也沒(méi)事，但是一旦挖成功了，后面可以不挑水了。如果當(dāng)前有明確的目標(biāo)，這類(lèi)事情可以是對(duì)目標(biāo)達(dá)成有明顯幫助的事情。
1：重要緊急的事情
當(dāng)前必須處理，不處理會(huì)立刻造成很?chē)?yán)重的后果。類(lèi)似于和尚們的廟失火，不立刻救火，沒(méi)有住的地方了。
三、 分類(lèi)處理
以上的四類(lèi)事件，該如何分別處理呢?
很顯然，優(yōu)先做的，是做重要緊急的事情，我想這誰(shuí)都知道。而且這類(lèi)事件，一般都是很容易標(biāo)識(shí)出來(lái)的，也是非做不可的，人們一般都不會(huì)忘掉。
但是，并不是所有的事件都是重要緊急的。重要緊急的事件，一般都是救火類(lèi)的事件，也是說(shuō)，是因?yàn)楣ぷ鞑缓茫蛘咭恍┮馔庠斐傻�。那么，我們的正常工作中，充滿了其他三種類(lèi)型的事件，又應(yīng)該如何各自的時(shí)間分配呢？
同樣很顯然，不緊急不重要的事情，盡量不要做。但是這個(gè)說(shuō)起來(lái)容易，做起來(lái)卻不容易。因?yàn)檫@類(lèi)事件既然列出來(lái)了，會(huì)有其誘惑性。例如很多人喜歡看電視，喜歡打游戲，喜歡看小說(shuō)等等。算在工作中，這類(lèi)事情也是每個(gè)人都喜歡做的事情。很多項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)安排自己去編碼，是因?yàn)榧夹g(shù)出身的，往往喜歡去編碼。所以說(shuō)，這類(lèi)事情，需要克制住，一定要克制住自己去做不重要不緊急的事情的沖動(dòng)。
那么，剩下的2和3，需要怎么處理呢？
一個(gè)很普遍也很正常的理解，是先做緊急不重要的，再做重要不緊急的。
坦率來(lái)說(shuō)，這個(gè)想法也很正常。既然事情很緊急，那么我當(dāng)然需要馬上處理。重要不緊急的事情，等有空再說(shuō)吧。
其實(shí)，很不然！
緊急不重要的事情，往往都是些日常的工作，都是或者都是些助人為樂(lè)的工作，容易做，周期又短，對(duì)將來(lái)不會(huì)造成多大的影響。也是說(shuō)，做了好，不做也影響不大。但是，重要不緊急的事情，一般都是對(duì)將來(lái)會(huì)造成影響的事情，這類(lèi)事情，往往都是不愿意做、周期長(zhǎng)、難做的事情。
打個(gè)比方吧。項(xiàng)目組的新人比較多。項(xiàng)目經(jīng)理需要整理一份技術(shù)培訓(xùn)資料，給新人們集中培訓(xùn)。這個(gè)是重要不緊急的。而新人們有時(shí)候碰到問(wèn)題，直接跑來(lái)找項(xiàng)目經(jīng)理求助，項(xiàng)目經(jīng)理需要去幫他們解決問(wèn)題，這是緊急不重要。
如果項(xiàng)目經(jīng)理頻繁的打斷手頭上的事情，去幫新人們解決問(wèn)題，則技術(shù)培訓(xùn)資料遲遲無(wú)法做出來(lái)，那么新人們的問(wèn)題會(huì)層出不窮，綿綿不斷。這個(gè)是個(gè)惡性循環(huán)。
如果項(xiàng)目經(jīng)理能夠果斷的先出培訓(xùn)資料，爭(zhēng)取早日把培訓(xùn)做起來(lái)，則問(wèn)題會(huì)逐漸減少，這是個(gè)良性循環(huán)。
還有一個(gè)更生動(dòng)的例子。假如你在洗澡，滿身都是泡泡，這個(gè)時(shí)候聽(tīng)到來(lái)了一個(gè)電話。接電話是緊急不重要的事情，如果你去做了，結(jié)果是滿地的肥皂泡泡要打掃，造成了一堆的緊急不重要事件。
所以說(shuō)，要想把時(shí)間控制在自己手上，需要做的事情是：
重要不緊急
這類(lèi)事件，周期長(zhǎng)，難度大，所以需要日積月累的去堅(jiān)持。這才是解決問(wèn)題的王道。
四、 疑點(diǎn)分析
很多人都會(huì)說(shuō)，說(shuō)起來(lái)容易做起來(lái)難。我們來(lái)分析幾個(gè)疑點(diǎn)的地方。
1. 緊急不重要的事情層出不窮，怎么辦？
還是用剛才那個(gè)例子，如果新人們的問(wèn)題不斷，我總不能放任不管吧。
其實(shí)，算你不立即去幫他們解決問(wèn)題，他們也只是郁悶一陣子而已。這種時(shí)候，可以讓他們先把問(wèn)題都整理出來(lái)，整理清楚，并嘗試著自己解決。然后在某個(gè)固定的時(shí)間段內(nèi)(例如每天下午2點(diǎn)到3點(diǎn)之間)，你集中幫他們解決即可。或者可以把解決問(wèn)題的事情分?jǐn)傇陧?xiàng)目的其他幾個(gè)技術(shù)高手身上。
2. 一下子又做不完的事情，總是沒(méi)有動(dòng)力去做。
這類(lèi)事件，一般都不是立馬見(jiàn)效的。需要制定一個(gè)長(zhǎng)期的計(jì)劃，每天都安排固定的時(shí)間去做。不管多少，要保證每天都有進(jìn)展。
3. 我喜歡做的事情，沒(méi)時(shí)間做了啊。
相信我，只有把重要不緊急的事情做完備了，才會(huì)有更多的時(shí)間去做你喜歡做的事情。瘦和尚挖井成功了，會(huì)有更多的時(shí)間游泳了。
4. 不做重要不緊急的事情，不也是一樣的嘛。
防火和救火的概念。如果只是做好當(dāng)前的事情，每天做好緊急不重要的事情，那么一旦出現(xiàn)意外，則會(huì)造成更嚴(yán)重的后果，以后的事情都會(huì)變成重要緊急的。如果不把時(shí)間掌握在自己手上，那么是每天都在救火狀態(tài)。
五、 處理流程
以前有一種做法，是每天上午，把要做的事情都列出來(lái)，然后每天晚上再把工作都整理一下，看看哪些做了，哪些沒(méi)做�，F(xiàn)在信息化社會(huì)，每天都會(huì)面臨大量臨時(shí)發(fā)生的事情。所以，現(xiàn)在可以用“事件籃”的方式來(lái)做。
現(xiàn)在開(kāi)始，你準(zhǔn)備一個(gè)“籃子”。這個(gè)籃子，可以是一個(gè)便簽，也可以是一個(gè)小軟件。作者用的是outlook的“任務(wù)”工具，這個(gè)可以和windows mobile手機(jī)同步。其他的工具也一樣，只要能隨身帶著行。
一旦你接受到一個(gè)任務(wù)，或者發(fā)現(xiàn)要處理的事件，先扔進(jìn)“事件籃”里面。這個(gè)像編碼的時(shí)候發(fā)送消息到消息隊(duì)列一樣，不是同步處理的，也是說(shuō)，不是立即處理，再緊急也不是立即處理。
扔進(jìn)去之后，判斷這個(gè)事件是不是“重要緊急”。如果是老板喊你，或者工廠失火等重要緊急的事件，那么立即放下自己手上的活，去處理。
如果不是“重要緊急”的事情，那么先讓它在“事件籃”里呆上一會(huì)兒吧，專(zhuān)心把你自己當(dāng)前在處理的事情做完。
做完了當(dāng)前的事件，回顧你的事件籃。如果還有未識(shí)別的事件，則識(shí)別一下，按重要度很緊急度標(biāo)識(shí)上。然后，看看你的重要不緊急的事件有沒(méi)有處理，如果沒(méi)有處理，則優(yōu)先處理重要不緊急的事情。
經(jīng)常性的，例如每周，都回顧一下自己的事件籃，把各個(gè)事件的重要緊急度重新識(shí)別一下。
六、 經(jīng)驗(yàn)
好記性不如爛筆頭
不要以為自己的大腦有多狠，事情一多肯定會(huì)亂掉。設(shè)置合理的提醒機(jī)制，提醒你開(kāi)會(huì)等定時(shí)的事情，會(huì)讓你少很多心理負(fù)擔(dān)。
不要同時(shí)做兩件事情
不要把自己當(dāng)作CPU。同時(shí)做兩件事情，結(jié)果是沒(méi)有一件能做好。完整的做完一件事情之后，再去找其他事情做吧。不要總是被打斷工作，有些事情不立即處理，是不會(huì)有什么壞處的。
要找出“重要不緊急”的事情
很多需要被人推著走的人，是找不到“重要不緊急”的事情的。對(duì)于項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，經(jīng)常的去識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，經(jīng)常去想想項(xiàng)目可能會(huì)碰到的問(wèn)題，提前預(yù)防，這都是“重要不緊急”的事情。千萬(wàn)不能任其自然發(fā)展，等到出事的時(shí)候，是到處“重要緊急”的事件了，疲于奔命了。
認(rèn)準(zhǔn)目標(biāo)
識(shí)別“重要不緊急”的事件，重要的標(biāo)志，是對(duì)目標(biāo)是否有利。遠(yuǎn)大的目標(biāo)，永遠(yuǎn)是大于眼前目標(biāo)的。如果只是看準(zhǔn)眼前目標(biāo)，那么永遠(yuǎn)找不到“重要不緊急”的事情，或者永遠(yuǎn)找不對(duì)。
