根據(jù)溝通管理的要求，一個完整的項目管理計劃中應(yīng)包括如下內(nèi)容：

文件保存方式：在溝通計劃中首先明確信息保存方式、信息讀寫的權(quán)限，明確各類項目文檔、輔助文件等的存放位置，及相應(yīng)的讀寫權(quán)限。在項目實施中，可以采用VSS進行文檔的統(tǒng)一管理，建立了相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)。這樣用于收集和保存不同類型的信息，進行統(tǒng)一的版本管理。

溝通列表：存放項目干系人的聯(lián)系方式。如開發(fā)成員、SQA、SCM、客戶、高層領(lǐng)導(dǎo)、系統(tǒng)支持、顧問、行政部等。記錄他們的座機、手機、職能等等，做到簡潔、明了。再加上某些特殊人員的標(biāo)注，如說明各顧問所擅長的領(lǐng)域等。所有相關(guān)人員通過這個列表可以將項目涉及人員資料了然于胸。

工作匯報方式：明確說明項目組成員對項目經(jīng)理、項目經(jīng)理對上級及相干人員的工作匯報方式、準確時間和形式。比如，項目經(jīng)理的項目可以采取每周報告的原則，即每周五項目組成員提交周進展報告，匯報一周的工作進展?fàn)顩r及遇到的問題，每周一上午項目經(jīng)理與業(yè)務(wù)經(jīng)理溝通后完成項目周報，下午1：30召開項目組例會，會后由項目經(jīng)理向高層經(jīng)理提交項目周報，每一階段結(jié)束后提交階段報告。所有文檔均提交至VSS統(tǒng)一管理。遇緊急情況必須通過電話及時溝通；另外規(guī)定所有的Mail必須回復(fù)是否收到。

統(tǒng)一項目文件格式：使用統(tǒng)一的文件格式，是項目標(biāo)準化管理的一部分，因而必須統(tǒng)一各種文件模板，并提供相應(yīng)編寫指南。比如，一個項目處于CMM環(huán)境下，則可以全部采用SPEG（軟件工程過程小組）先前依據(jù)CMM規(guī)范剪裁修訂制定出的模板。

溝通計劃維護人：明確本計劃在發(fā)生變化時，由誰進行修訂，并對相關(guān)人員發(fā)送。

制定好溝通計劃，重要的是如何按照其進行各類信息的傳遞。

將項目管理的信息正確傳達到相應(yīng)的人員，是相當(dāng)重要并有一定困難的，經(jīng)常發(fā)生的情況是信息發(fā)送人覺得自己把信息正確傳達了，但實際卻是信息沒有傳達到或是被錯誤的理解了。

溝通是雙向的，必須保證信息被接收者接到。所有的溝通方式，必須有反饋機制。例如：使用Mail進行溝通，必須要求接收者簡單回復(fù)“已收到”以進行回應(yīng)。信息收到后還必須保證理解是正確的。很多信息是傳達到了，但卻被錯誤理解了，產(chǎn)生了大量扯皮的問題。項目經(jīng)理在溝通管理中對較重要的通知、變更等信息要求通過Mail進行二次表述。這種表述是在接收方確認自己理解了的同時再去細化或轉(zhuǎn)敘，而不是復(fù)述。說得直白些，是要求信息接收方說明具體明白了哪些，打算如何去做，并用Mail把相關(guān)的想法或欲采取的措施傳給發(fā)送者，讓發(fā)送者進行確認。

在項目中，項目干系人有不同的溝通需要。作為項目經(jīng)理，必須了解：溝通要符合接收者的利益。高層經(jīng)理主要關(guān)心的是進度，想知道是否能按時交工；客戶主要關(guān)心的是成本和質(zhì)量，想知道是不是要增加投入，產(chǎn)品質(zhì)量能否達到要求。對于項目經(jīng)理來說，應(yīng)實時反饋有關(guān)項目延期、成本增加和出現(xiàn)質(zhì)量問題等方面的信息，并盡早溝通，說明原因，使高層經(jīng)理和客戶能及時理解，并調(diào)整相關(guān)計劃。

溝通管理的另一部分是實施情況報告，有三種形式：定期報告、階段審查和緊急報告。

定期報告：是在某一特定的時間內(nèi)將所完成的工作量向上級匯報。在CMM環(huán)境下，主要涉及項目成員周進展報告（WSR）和項目周報(WPR)。前者由項目組成員上報項目經(jīng)理；后者是對前者的總結(jié)，由項目經(jīng)理上報高層經(jīng)理；需寫明當(dāng)前狀態(tài)、進度完成情況、當(dāng)前問題和下周計劃等。

階段評審：在項目進行到重要的階段或里程碑階段，要進行階段評審。在CMM環(huán)境下，主要是項目階段報告（PPR）。階段評審的意義在于評審當(dāng)前的項目情況，迫使人們對其工作負責(zé)；還可以提前發(fā)現(xiàn)問題，將問題解決在初期階段。

緊急報告：在出現(xiàn)意外情況下，進行緊急報告。在CMM環(huán)境下，主要涉及問題狀態(tài)報告(PSR)和問題狀態(tài)日志（PSL）。需寫明當(dāng)前發(fā)現(xiàn)的問題、相關(guān)影響、需如何解決（動用什么資源）、問題緊迫性（答復(fù)日期）等。

在CMM環(huán)境下質(zhì)量保證部門也將進行質(zhì)量審計，按階段提交產(chǎn)品審計報告（PAR）和過程審計報告(PRR)。前者針對交付的產(chǎn)品，后者針對項目執(zhí)行的過程。

項目干系人接到實施情況報告后應(yīng)實時進行反饋，明確報告已經(jīng)收到，并提出項目意見或建議。

管理首尾是溝通管理的后一步，其核心目的是與各項目干系人溝通，總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，將各類文件歸檔，從而實現(xiàn)對知識的積累。項目中的提交物是極好的資源，對未來的項目會有很大的幫助。良好的項目檔案能夠為以后的項目節(jié)省時間和金錢，為項目審計等提供有價值的信息。

通過在CMM環(huán)境下實施有效的溝通管理，L先生所負責(zé)的項目在中后期逐步趨于正軌，促進了過程改進的順利實施，按時按質(zhì)地完成了任務(wù)。更為可喜的是，經(jīng)過L先生的建議，在公司其他的項目中實施溝通管理，有效地提高了相關(guān)項目的開發(fā)效率，項目的凝聚力也得到了加強。終公司如期通過了CMM認證。

有效的溝通管理會不斷地增加變革的動力，削弱阻力，是企業(yè)實施CMM過程改進的動力源泉。