【IT168 技術(shù)文章】

WBS分解的原則：

　　橫向到邊即百分百原則指WBS分解不能出現(xiàn)漏項(xiàng)，也不能包含不在項(xiàng)目范圍之內(nèi)的任何產(chǎn)品或活動(dòng)

　　縱向到底指WBS分解要足夠細(xì)，以滿足任務(wù)分配、檢測及控制的目的

WBS分解的方法：

　　至上而下與至下而上的充分溝通

　　一對一個(gè)別交流

　　小組討論

WBS分解的標(biāo)準(zhǔn)：

　　分解后的活動(dòng)結(jié)構(gòu)清晰

　　邏輯上形成一個(gè)大的活動(dòng)

　　集成了所有的關(guān)鍵因素

　　包含臨時(shí)的里程碑和監(jiān)控點(diǎn)

　　所有活動(dòng)全部定義清楚

　　學(xué)會(huì)分解任務(wù)，只有將任務(wù)分解得足夠細(xì)，您才能心里有數(shù)，您才能有條不紊地工作，您才能統(tǒng)籌安排您的時(shí)間表.

　　工作分解結(jié)構(gòu)(WorkBreakdownStructureWBS)：以可交付成果為導(dǎo)向?qū)��?xiàng)目要素進(jìn)行的分組，它歸納和定義了項(xiàng)目的整個(gè)工作范圍每下降一層代表對項(xiàng)目工作的更詳細(xì)定義。

　　無論在項(xiàng)目管理實(shí)踐中，還是在PMP考試中，工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)都是重要的內(nèi)容。WBS總是處于計(jì)劃過程的中心，也是制定進(jìn)度計(jì)劃、資源需求、成本預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和采購計(jì)劃等的重要基礎(chǔ)。WBS同時(shí)也是控制項(xiàng)目變更的重要基礎(chǔ)。項(xiàng)目范圍是由WBS定義的，所以WBS也是一個(gè)項(xiàng)目的綜合工具。

WBS具有4個(gè)主要用途：

　　1.WBS是一個(gè)描述思路的規(guī)劃和設(shè)計(jì)工具。它幫助項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)確定和有效地管理項(xiàng)目的工作。

　　2.WBS是一個(gè)清晰地表示各項(xiàng)目工作之間的相互聯(lián)系的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)工具。

　　3.WBS是一個(gè)展現(xiàn)項(xiàng)目全貌，詳細(xì)說明為完成項(xiàng)目所必須完成的各項(xiàng)工作的計(jì)劃工具。

　　4.WBS定義了里程碑事件，可以向高級(jí)管理層和客戶報(bào)告項(xiàng)目完成情況，作為項(xiàng)目狀況的報(bào)告工具。

WBS應(yīng)包含的信息：

　　項(xiàng)目產(chǎn)品或服務(wù)結(jié)構(gòu)，項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)，項(xiàng)目的階段劃分。

　　WBS 是面向項(xiàng)目可交付成果的成組的項(xiàng)目元素，這些元素定義和組織該項(xiàng)目的總的工作范圍，未在WBS中包括的工作不屬于該項(xiàng)目的范圍。WBS每下降一層代表對項(xiàng)目工作更加詳細(xì)的定義和描述。項(xiàng)目可交付成果之所以應(yīng)在項(xiàng)目范圍定義過程中進(jìn)一步被分解為WBS，是因?yàn)檩^好的工作分解可以：

　　a.防止遺漏項(xiàng)目的可交付成果。

　　b.幫助項(xiàng)目經(jīng)理關(guān)注項(xiàng)目目標(biāo)和澄清職責(zé)。

　　c.建立可視化的項(xiàng)目可交付成果，以便估算工作量和分配工作。

　　d.幫助改進(jìn)時(shí)間、成本和資源估計(jì)的準(zhǔn)確度。

　　e.幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的建立和獲得項(xiàng)目人員的承諾。

　　f.為績效測量和項(xiàng)目控制定義一個(gè)基準(zhǔn)。

　　g.輔助溝通清晰的工作責(zé)任。

　　h.為其他項(xiàng)目計(jì)劃的制定建立框架。

　　i.幫助分析項(xiàng)目的初風(fēng)險(xiǎn)。

WBS的低層次的項(xiàng)目可交付成果稱為工作包(WorkPackage)，具有以下特點(diǎn)：

　　a.工作包可以分配給另一位項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行計(jì)劃和執(zhí)行。

　　b.工作包可以通過子項(xiàng)目的方式進(jìn)一步分解為子項(xiàng)目的WBS。

　　c.工作包可以在制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃時(shí)，進(jìn)一步分解為活動(dòng)。

　　d.工作包可以由惟一的一個(gè)部門或承包商負(fù)責(zé)。用于在組織之外分包時(shí)，稱為委托包(CommitmentPackage)。

　　e.工作包的定義應(yīng)考慮80小時(shí)法則(80-HourRule)或兩周法則(Two Week Rule)，即任何工作包的完成時(shí)間應(yīng)當(dāng)不超過80小時(shí)。在每個(gè)80小時(shí)或少于80小時(shí)結(jié)束時(shí)，只報(bào)告該工作包是否完成。通過這種定期檢查的方法，可以控制項(xiàng)目的變化。

1. 創(chuàng)建WBS的方法

　　創(chuàng)建WBS是指將復(fù)雜的項(xiàng)目分解為一系列明確定義的項(xiàng)目工作并作為隨后計(jì)劃活動(dòng)的指導(dǎo)文檔。創(chuàng)建WBS的方法主要有以下幾種：

a.使用指導(dǎo)方針。
　　一些像美國國防部(DOD)的組織，提供MIL-STD之類的指導(dǎo)方針用于創(chuàng)建項(xiàng)目的WBS。

b.類比方法。
　　參考類似項(xiàng)目的WBS創(chuàng)建新項(xiàng)目的WBS。

c.自上而下的方法。
　　從項(xiàng)目的目標(biāo)開始，逐級(jí)分解項(xiàng)目工作，直到參與者滿意地認(rèn)為項(xiàng)目工作已經(jīng)充分地得到定義。該方法由于可以將項(xiàng)目工作定義在適當(dāng)?shù)募?xì)節(jié)水平，對于項(xiàng)目工期、成本和資源需求的估計(jì)可以比較準(zhǔn)確。

d.自下而上的方法。
　　從詳細(xì)的任務(wù)開始，將識(shí)別和認(rèn)可的項(xiàng)目任務(wù)逐級(jí)歸類到上一層次，直到達(dá)到項(xiàng)目的目標(biāo)。這種方法存在的主要風(fēng)險(xiǎn)是可能不能完全地識(shí)別出所有任務(wù)或者識(shí)別出的任務(wù)過于粗略或過于瑣碎。

2．創(chuàng)建WBS的基本要求

創(chuàng)建WBS時(shí)需要滿足以下幾點(diǎn)基本要求：

　　a.某項(xiàng)任務(wù)應(yīng)該在WBS中的一個(gè)地方且只應(yīng)該在WBS中的一個(gè)地方出現(xiàn)。

　　b.WBS中某項(xiàng)任務(wù)的內(nèi)容是其下所有WBS項(xiàng)的總和。

　　c.一個(gè)WBS項(xiàng)只能由一個(gè)人責(zé)任，即使許多人都可能在其上工作，也只能由一個(gè)人負(fù)責(zé)，其他人只能是參與者。

　　d.WBS必須與實(shí)際工作中的執(zhí)行方式一致。

　　e.應(yīng)讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員積極參與創(chuàng)建WBS，以確保WBS的一致性。

　　f.每個(gè)WBS項(xiàng)都必須文檔化，以確保準(zhǔn)確理解已包括和未包括的工作范圍。

　　g.WBS必須在根據(jù)范圍說明書正常地維護(hù)項(xiàng)目工作內(nèi)容的同時(shí)，也能適應(yīng)無法避免的變更。

3．WBS的表示方式

　　WBS可以由樹形的層次結(jié)構(gòu)圖或者行首縮進(jìn)的表格表示。

　　其中美國國防機(jī)構(gòu)使用WBS在MIL-STD中對WBS進(jìn)行的描述為：“WBS是由硬件、軟件、服務(wù)、數(shù)據(jù)和設(shè)備組成的面向產(chǎn)品的家族樹。”

　　在實(shí)際應(yīng)用中，表格形式的WBS應(yīng)用比較普遍，特別是在項(xiàng)目管理軟件中。

4．WBS的分解方式

　　WBS的分解可以采用多種方式進(jìn)行，包括：

　　a.按產(chǎn)品的物理結(jié)構(gòu)分解。

　　b.按產(chǎn)品或項(xiàng)目的功能分解。

　　c.按照實(shí)施過程分解。

　　d.按照項(xiàng)目的地域分布分解。

　　e.按照項(xiàng)目的各個(gè)目標(biāo)分解。

　　f.按部門分解。

　　g.按職能分解。

5．創(chuàng)建WBS的過程

　　創(chuàng)建WBS的過程非常重要，因?yàn)樵陧?xiàng)目分解過程中，項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目成員和所有參與項(xiàng)目的職能經(jīng)理都必須考慮該項(xiàng)目的所有方面。制定WBS的過程是：

　　a.得到范圍說明書(ScopeStatement)或工作說明書(StatementofWok，承包子項(xiàng)目時(shí))。

　　b.召集有關(guān)人員，集體討論所有主要項(xiàng)目工作，確定項(xiàng)目工作分解的方式。

　　c.分解項(xiàng)目工作。如果有現(xiàn)成的模板，應(yīng)該盡量利用。

　　d.畫出WBS的層次結(jié)構(gòu)圖。WBS較高層次上的一些工作可以定義為子項(xiàng)目或子生命周期階段。

　　e.將主要項(xiàng)目可交付成果細(xì)分為更小的、易于管理的組分或工作包。工作包必須詳細(xì)到可以對該工作包進(jìn)行估算(成本和歷時(shí))、安排進(jìn)度、做出預(yù)算、分配負(fù)責(zé)人員或組織單位。

　　f.驗(yàn)證上述分解的正確性。如果發(fā)現(xiàn)較低層次的項(xiàng)沒有必要，則修改組成成分。

　　g.如果有必要，建立一個(gè)編號(hào)系統(tǒng)。

　　h.隨著其他計(jì)劃活動(dòng)的進(jìn)行，不斷地對WBS更新或修正，直到覆蓋所有工作。

檢驗(yàn)WBS是否定義完全、項(xiàng)目的所有任務(wù)是否都被完全分解可以參考以下標(biāo)準(zhǔn)：

　　i.每個(gè)任務(wù)的狀態(tài)和完成情況是可以量化的。

　　j.明確定義了每個(gè)任務(wù)的開始和結(jié)束。

　　k.每個(gè)任務(wù)都有一個(gè)可交付成果。
　
　　l.工期易于估算且在可接受期限內(nèi)。

　　m.容易估算成本。

　　n.各項(xiàng)任務(wù)是獨(dú)立的。

6．WBS的使用

　　對WBS需要建立WBS詞典(WBSDictionary)來描述各個(gè)工作部分。WBS詞典通常包括工作包描．述、進(jìn)度日期、成本預(yù)算和人員分配等信息。對于每個(gè)工作包，應(yīng)盡可能地包括有關(guān)工作包的必要的、盡量多的信息。

　　當(dāng)WBS與OBS綜合使用時(shí)，要建立賬目編碼(Code ofAccount)。賬目編碼是用于惟一確定項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)每一個(gè)單元的編碼系統(tǒng)。成本和資源被分配到這一編碼結(jié)構(gòu)中。

7．WBS的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

　　多使用20個(gè)層次，多于20層是過度的。對于一些較小的項(xiàng)目4－6層一般足夠了。

　　WBS中的支路沒有必要全都分解到同一層次，即不必把結(jié)構(gòu)強(qiáng)制做成對稱的。在任意支路，當(dāng)達(dá)到一個(gè)層次時(shí)，可以作出所要求準(zhǔn)確性的估算，可以停止了.