1.制定計(jì)劃
這是一個(gè)開始階段,是進(jìn)行項(xiàng)目工作的基礎(chǔ)。需要通過以下幾個(gè)步驟:制定項(xiàng)目的詳細(xì)計(jì)劃。這是對(duì)項(xiàng)目的一個(gè)總體規(guī)劃,包括項(xiàng)目目標(biāo)、計(jì)劃和資源的分配,以及活動(dòng)、實(shí)施和反饋的詳細(xì)計(jì)劃。進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃時(shí),必須確保我們需要對(duì)所有的時(shí)間和資源進(jìn)行全面計(jì)劃。要通過適當(dāng)?shù)挠?jì)劃來分配工作和資源,包括項(xiàng)目啟動(dòng)、實(shí)施、跟蹤所需要的人員、時(shí)間成本以及必要的時(shí)間投入。確保有一個(gè)明確的工作計(jì)劃以及資源配置列表:根據(jù)情況及時(shí)調(diào)整計(jì)劃草案,確保資源安排合理以及適當(dāng)。確保有充足的資源儲(chǔ)備。確保充分的工作準(zhǔn)備可以較大程度地避免因?yàn)轫?xiàng)目需求不充分而造成的工作延誤、資源浪費(fèi)和工作量超標(biāo)問題的出現(xiàn)。提前確定和定義好所有的流程、人員、時(shí)間和資源。
2.計(jì)劃啟動(dòng)
計(jì)劃啟動(dòng)是將項(xiàng)目目標(biāo)和時(shí)間表具體化的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。計(jì)劃啟動(dòng)一般由以下兩種方式組成:邀請(qǐng)參加新項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議。
邀請(qǐng)參加會(huì)議的人員包括:項(xiàng)目經(jīng)理、研發(fā)人員、項(xiàng)目管理者、技術(shù)人員和客戶代表等。邀請(qǐng)參加會(huì)議的人員首先向項(xiàng)目經(jīng)理傳達(dá)一個(gè)共同的信息:如果你已經(jīng)制定了一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃,并把它提供給你的項(xiàng)目經(jīng)理,那么這個(gè)項(xiàng)目的所有利益相關(guān)者都會(huì)支持你。然后雙方都需要對(duì)計(jì)劃中所涉及到的項(xiàng)目進(jìn)行討論時(shí)也會(huì)達(dá)成一致。
在啟動(dòng)會(huì)議中由雙方共同確認(rèn)計(jì)劃目標(biāo)、范圍、進(jìn)度、以及需要解決與項(xiàng)目相關(guān)的問題后宣布將啟動(dòng)項(xiàng)目任務(wù)。在啟動(dòng)項(xiàng)目任務(wù)后雙方需要簽署保密協(xié)議以保護(hù)這些信息。最后雙方還要對(duì)計(jì)劃中的具體工作內(nèi)容進(jìn)行討論和確認(rèn)。在啟動(dòng)會(huì)議后可能還會(huì)需要幾天的時(shí)間才能對(duì)所有項(xiàng)目計(jì)劃內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審,同時(shí)還要完成一些評(píng)估工作。在這種情況下雙方需要密切注意對(duì)方會(huì)否參與到其中來進(jìn)行活動(dòng),因?yàn)樗芸赡軙?huì)影響到后續(xù)的工作進(jìn)度、最終結(jié)果以及項(xiàng)目計(jì)劃框架中其他各環(huán)節(jié)的完成狀況問題。
3.執(zhí)行計(jì)劃
執(zhí)行計(jì)劃是項(xiàng)目計(jì)劃的下一步。在實(shí)施過程中,你可能會(huì)需要將你正在執(zhí)行的任務(wù)分解到若干小組的成員中。如果你在實(shí)施階段未將任務(wù)分解到個(gè)人身上,那么你可能會(huì)遇到一些困難,甚至是無法實(shí)施計(jì)劃的障礙。
在實(shí)施階段需要了解每個(gè)小組需要做什么事情來完成任務(wù)。每個(gè)小組必須能夠在第一次實(shí)施過程中對(duì)自己負(fù)責(zé),這樣當(dāng)他們完成任務(wù)時(shí),你就能夠?qū)λ麄冞M(jìn)行評(píng)價(jià)和考核。每個(gè)小組都應(yīng)該在項(xiàng)目管理工具中進(jìn)行工作記錄,這樣你就有了一個(gè)工作記錄文件來記錄所有執(zhí)行活動(dòng)以及任務(wù)完成情況;為了完成任務(wù),每項(xiàng)工作都應(yīng)該由一個(gè)記錄文件來保存;最后每個(gè)團(tuán)隊(duì)都必須對(duì)他們執(zhí)行業(yè)務(wù)的每一個(gè)步驟之間以及每一步行動(dòng)做出獨(dú)立的評(píng)價(jià)和反饋。
這些情況和結(jié)論應(yīng)該能夠確保你在實(shí)施過程中的任務(wù)能夠得到全面成功的實(shí)施和處理。作為最大限度地減少了任務(wù)間干擾的一種方法,這一點(diǎn)對(duì)每個(gè)成員來說都是至關(guān)重要的。所有執(zhí)行人員都必須在實(shí)施計(jì)劃中對(duì)這一點(diǎn)進(jìn)行檢查和評(píng)估。執(zhí)行計(jì)劃必須與小組成員達(dá)成一致并形成一致意見;即使執(zhí)行計(jì)劃不能完全按照預(yù)期的完成或者遇到困難進(jìn)行調(diào)整,也要確保這一點(diǎn)不會(huì)影響最后的成果。
4.完成任務(wù)并反饋
在完成任務(wù)并實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)后,項(xiàng)目的進(jìn)度還不能算完成項(xiàng)目。我們需要對(duì)任務(wù)完成后所產(chǎn)生的影響做出評(píng)價(jià),并根據(jù)評(píng)價(jià)做出相應(yīng)調(diào)整。這些調(diào)整是指:·調(diào)整團(tuán)隊(duì)的工作方式或計(jì)劃;·修正現(xiàn)有的策略;·創(chuàng)建新的任務(wù)并記錄新的工作;·評(píng)估資源;·監(jiān)控進(jìn)度。在此階段我們需要對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況進(jìn)行跟蹤評(píng)估,包括工作完成的速度與質(zhì)量、項(xiàng)目成本、時(shí)間消耗等內(nèi)容。另外,還需及時(shí)地對(duì)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤評(píng)價(jià)。
5.結(jié)束任務(wù)和結(jié)果
當(dāng)完成一項(xiàng)工作或結(jié)果后,我們可以結(jié)束它。這是項(xiàng)目管理過程中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。項(xiàng)目結(jié)束的標(biāo)志是在新項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)通過明確項(xiàng)目優(yōu)先級(jí)的方式實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)完成。此外,該項(xiàng)目還會(huì)通過一些后續(xù)流程促進(jìn)其最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。如項(xiàng)目開發(fā)團(tuán)隊(duì)和客戶溝通并收集反饋、團(tuán)隊(duì)合作伙伴和其他利益相關(guān)方參與項(xiàng)目管理等。項(xiàng)目啟動(dòng)后,我們應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃框架的目標(biāo)對(duì)每個(gè)階段進(jìn)行排序。然后根據(jù)目標(biāo)將這些順序分配到各階段,使每個(gè)階段能夠順利進(jìn)行。項(xiàng)目實(shí)施結(jié)束時(shí),項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)制定下一階段目標(biāo)并進(jìn)行規(guī)劃??梢詮膬蓚€(gè)方面總結(jié):一個(gè)是在完成項(xiàng)目計(jì)劃目標(biāo)的同時(shí)實(shí)現(xiàn)所有其他目標(biāo);另一個(gè)是讓項(xiàng)目持續(xù)達(dá)到并實(shí)現(xiàn)所有其他目標(biāo)。項(xiàng)目結(jié)束時(shí),應(yīng)當(dāng)向參與開發(fā)團(tuán)隊(duì)、客戶以及其他利益相關(guān)方明確表達(dá)感謝之情。
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