如何提升中小項(xiàng)目型軟件企業(yè)的項(xiàng)目管理能力？
如上文所述，我國中小軟件企業(yè)多數(shù)是處于項(xiàng)目管理的第二個(gè)階段，亟待向第三個(gè)階段邁進(jìn)，這個(gè)過程需要加強(qiáng)項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，建立公司層面的整體監(jiān)管體系，不但要使項(xiàng)目可視，更要可控。這要建立公司級項(xiàng)目管理體系，并且需要分步驟逐步改善項(xiàng)目管理能力，終還得將責(zé)任落實(shí)到組織和責(zé)任人，確定相應(yīng)的核算和考核關(guān)系，并通過項(xiàng)目管理軟件，提升綜合管理能力。
1) 四步法改善項(xiàng)目管理能力
從項(xiàng)目管理的第二個(gè)階段向第三個(gè)階段邁進(jìn)不是一朝一夕能完成的，流程和標(biāo)準(zhǔn)也不是制定了馬上能夠?qū)嵤┖凸袒�，需要一步一步的來提升�?xiàng)目管理能力。
目前我國中小企業(yè)項(xiàng)目管理多數(shù)處于一團(tuán)迷霧的狀態(tài)，是公司并不清楚項(xiàng)目執(zhí)行的情況，項(xiàng)目做的如何只有項(xiàng)目經(jīng)理知道，這是目前的現(xiàn)狀。
要讓項(xiàng)目過程可視，即公司能了解項(xiàng)目的進(jìn)展，第一步需要管好“頭”和“尾”，即要做到“掐頭”和“去尾”。“掐頭”是要規(guī)范項(xiàng)目審批流程，明確立項(xiàng)的條件和要求，并建立項(xiàng)目在進(jìn)度、成本和質(zhì)量方面要達(dá)到的目標(biāo)和評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。“去尾”是要完善項(xiàng)目的結(jié)項(xiàng)審批工作，對項(xiàng)目的結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)證和評估，審查項(xiàng)目是否達(dá)到了預(yù)期的目標(biāo)。這個(gè)工作能使得一團(tuán)迷霧的狀態(tài)得到一定程度的改善，至少項(xiàng)目經(jīng)理明確了要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，而且這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)不僅僅是利潤標(biāo)準(zhǔn)。
第二步要實(shí)施狀態(tài)監(jiān)控。即將項(xiàng)目劃分為幾個(gè)階段，建立幾個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)，對每個(gè)階段進(jìn)行審查和評估。這個(gè)時(shí)候需要成立一個(gè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，按照統(tǒng)一的規(guī)范和要求去收集資料、分析偏差和評估關(guān)鍵點(diǎn)的完成情況。一般情況下，需要項(xiàng)目組按照標(biāo)準(zhǔn)模板定期提供項(xiàng)目匯報(bào)，便于評估項(xiàng)目的進(jìn)展情況。這基本上能達(dá)到項(xiàng)目可視化的目標(biāo)。
第三步需要實(shí)施過程監(jiān)控。“項(xiàng)目的可視化”并不能改善項(xiàng)目的成功率，可視化僅僅是能夠讓公司的管理層看到項(xiàng)目的問題，只有及早采取行動(dòng)才能夠提高項(xiàng)目的成功率。根據(jù)系統(tǒng)工程和質(zhì)量管理的理論和實(shí)踐，要改善終的結(jié)果，需要改進(jìn)“生產(chǎn)流程”，并且需要為每一步驟制定實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)。在這個(gè)階段需要引入了“過程審計(jì)”這個(gè)工作，目標(biāo)是保證每個(gè)項(xiàng)目在主要環(huán)節(jié)都能夠按照企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)方法來進(jìn)行。這個(gè)階段是難度大的階段，也是任何一個(gè)組織管理成熟的關(guān)鍵階段。
第四步是加強(qiáng)管理職能。前面的手段得到建設(shè)后，可以獲得項(xiàng)目運(yùn)行的準(zhǔn)確和有效的數(shù)據(jù)。公司層面的項(xiàng)目管理者需要分析項(xiàng)目偏差、質(zhì)量問題和項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，用統(tǒng)一的指標(biāo)去衡量目前正在運(yùn)行的項(xiàng)目。項(xiàng)目管理的目標(biāo)是要不斷縮小項(xiàng)目執(zhí)行的偏差，不斷提高項(xiàng)目的質(zhì)量和成功率。
當(dāng)完成以上四個(gè)步驟以后，項(xiàng)目不再是不可控、不可預(yù)測的了，通過長期的積累，分類別地積累項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)，這樣能夠在項(xiàng)目實(shí)施前預(yù)測項(xiàng)目的成本和風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目預(yù)算和計(jì)劃也不再是不可執(zhí)行的猜測。由此，項(xiàng)目預(yù)算和計(jì)劃可以作為一種項(xiàng)目管理手段對項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)行把控。
2) 明確核算關(guān)系，加強(qiáng)人員考核和激勵(lì)
項(xiàng)目管理規(guī)范制定了，還需要將責(zé)任落實(shí)到人和組織。通常項(xiàng)目的執(zhí)行者都是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)或者負(fù)責(zé)項(xiàng)目的某一個(gè)部門。那么項(xiàng)目的責(zé)任部門需要對項(xiàng)目的收入和利潤負(fù)責(zé)；項(xiàng)目經(jīng)理需要對項(xiàng)目的整體質(zhì)量負(fù)責(zé)，主要考核項(xiàng)目偏差和客戶滿意度；項(xiàng)目成員主要考核的是任務(wù)的完成情況。
配合考核體系需要建立一套激勵(lì)體系，這里講的激勵(lì)主要指物質(zhì)激勵(lì)。對項(xiàng)目責(zé)任部門的激勵(lì)通常是按照項(xiàng)目執(zhí)行的情況和利潤率來考核，提取一部分利潤進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。對于項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目成員，激勵(lì)的方式主要是浮動(dòng)工資和項(xiàng)目獎(jiǎng)金。浮動(dòng)工資考核的是個(gè)人績效，項(xiàng)目獎(jiǎng)金考核的是團(tuán)隊(duì)績效。
3) 應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件，提升項(xiàng)目管理效率
對于項(xiàng)目型企業(yè)，僅僅關(guān)注項(xiàng)目管理系統(tǒng)建設(shè)，還是無法獲得綜合能力的提升。因?yàn)閱我坏捻?xiàng)目管理系統(tǒng)不能解決包括客戶、流程、項(xiàng)目、財(cái)務(wù)、文檔、員工、合同等所有的問題，因此需要借助一定的管理工具實(shí)現(xiàn)整體協(xié)同效應(yīng)，提高項(xiàng)目管理的效率。通常情況下，企業(yè)需要借助項(xiàng)目管理軟件來實(shí)現(xiàn)這一功能。
項(xiàng)目管理軟件可以通過建立門戶管理、項(xiàng)目管理、流程管理、知識文檔管理、客戶管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、配置管理、權(quán)限管理等模塊，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃管理、目標(biāo)管理、文檔管理、資源管理、客戶管理、合同管理、營銷管理、財(cái)務(wù)管理、問題管理等功能，終通過簡單的門戶界面實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程協(xié)同管理。目前市面上的項(xiàng)目管理軟件有很多，比如Project Scheduler、MS Project、VELCRO等。
通過建立公司級項(xiàng)目管理體系，確立考核和激勵(lì)關(guān)系，并利用項(xiàng)目管理軟件提升企業(yè)綜合項(xiàng)目管理能力，可使得中小軟件企業(yè)壓縮項(xiàng)目管理成本、提升項(xiàng)目成功率，適應(yīng)當(dāng)前較為嚴(yán)峻的外部環(huán)境。
