【前言】 IT項(xiàng)目的系統(tǒng)集成，相對(duì)于其他行業(yè)的項(xiàng)目，更著眼于高新技術(shù)的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，更強(qiáng)調(diào)人的智力在工程中的作用。文章作者與IT打交道十幾年，歷經(jīng)IT應(yīng)用系統(tǒng)生命周期的重要階段，以自己的親身經(jīng)歷描述采購(gòu)管理。
2008年初，筆首參與了公司開(kāi)發(fā)測(cè)試系統(tǒng)集成項(xiàng)目的建設(shè)，并擔(dān)任該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。本項(xiàng)目的建設(shè)是為了妥善處理好公司業(yè)務(wù)創(chuàng)新、技術(shù)進(jìn)步與可靠技術(shù)保障之間的關(guān)系，通過(guò) 采購(gòu)一批新的設(shè)備，建立獨(dú)立的開(kāi)發(fā)與測(cè)試環(huán)境，并將其與生產(chǎn)環(huán)境物理隔離，以實(shí)現(xiàn)減少發(fā)生技術(shù)故障隱患的目的
本次項(xiàng)目采購(gòu)數(shù)額較大，且涉及的設(shè)備種類(lèi)包括網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)、存儲(chǔ)等多種類(lèi)型和型號(hào)。因此為了保證采購(gòu)的設(shè)備滿(mǎn)足開(kāi)發(fā)測(cè)試系統(tǒng)需求，盡量降低采購(gòu)成本，保質(zhì)保量按時(shí)完成系統(tǒng)集成項(xiàng)目，必須合理運(yùn)用項(xiàng)目管理中的采購(gòu)管理理論知識(shí)，以確保項(xiàng)目采購(gòu)的順利成功進(jìn)行。
1制定采購(gòu)計(jì)劃
根據(jù)采購(gòu)管理理論，在采購(gòu)前必須制定詳盡和實(shí)施性強(qiáng)的采購(gòu)計(jì)劃，這樣才能保證采購(gòu)工作能按計(jì)劃順利實(shí)施。而在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，又可以按照以下三個(gè)步驟具體實(shí)施。
1·1采購(gòu)分析
在采購(gòu)分析中，主要對(duì)采購(gòu)可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購(gòu)評(píng)標(biāo)能力等進(jìn)行分析比較，并決定是否從單一的供應(yīng)商或從多個(gè)供應(yīng)商采購(gòu)所需的全部或部分貨物和服務(wù)。采購(gòu)分析在項(xiàng)目管理節(jié)點(diǎn)上，應(yīng)該是項(xiàng)目規(guī)劃和項(xiàng)目方案已經(jīng)產(chǎn)出，采購(gòu)需要根據(jù)方案做充分采購(gòu)預(yù)算、步驟及順序。
其過(guò)程是，分解方案，分解方案任務(wù)，列舉采購(gòu)元素。在這個(gè)過(guò)程中，分解要細(xì)，估算要準(zhǔn)，否則采購(gòu)會(huì)出問(wèn)題;采購(gòu)不足，或者采購(gòu)過(guò)量，都會(huì)帶來(lái)麻煩。
在本文項(xiàng)目建設(shè)中，筆者首先完成了開(kāi)發(fā)測(cè)試系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)方案。在設(shè)計(jì)方案中，我給出了開(kāi)發(fā)測(cè)試系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)圖和主機(jī)存儲(chǔ)架構(gòu)圖，明確了系統(tǒng)架構(gòu)建設(shè)的需求。另外，還在設(shè)計(jì)方案中寫(xiě)明了結(jié)構(gòu)圖中每一個(gè)網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)及存儲(chǔ)設(shè)備的詳細(xì)配置、性能和功能要求。
事后證明，如果不是當(dāng)時(shí)方案細(xì)節(jié)分析到位，采購(gòu)到的產(chǎn)品很可能無(wú)法滿(mǎn)足開(kāi)發(fā)測(cè)試環(huán)境的需要。因此充分的采購(gòu)分析，是大型項(xiàng)目建設(shè)必不可少的，需要做得全面和具體。
1·2合同類(lèi)型的選擇
當(dāng)決定需要采購(gòu)時(shí)，合同類(lèi)型的選擇成為買(mǎi)賣(mài)雙方關(guān)注的焦點(diǎn)，因?yàn)椴煌暮贤?lèi)型決定了風(fēng)險(xiǎn)在買(mǎi)方和賣(mài)方之間分配。買(mǎi)方的目標(biāo)是把大的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)放在賣(mài)方，同時(shí)維護(hù)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)、高效執(zhí)行的獎(jiǎng)勵(lì);賣(mài)方的目標(biāo)是把風(fēng)險(xiǎn)降到低，同時(shí)使利潤(rùn)大化。
常見(jiàn)的合同可分為以下5種。不同合同類(lèi)型適用于不同的情形，買(mǎi)方可根據(jù)具體情況進(jìn)行選擇。一般來(lái)說(shuō)，其適用情況如下:
①成本加成本百分比(CPPC)合同:由于不利于控制成本，目前很少采用;
②成本加固定費(fèi)用(CPFF)合同:適合于研發(fā)項(xiàng)目;
③成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)(CPIF)合同:主要用于長(zhǎng)期的、硬件開(kāi)發(fā)和試驗(yàn)要求多的合同;
④固定價(jià)格加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用(FPI)合同:長(zhǎng)期的高價(jià)值合同;
⑤固定總價(jià)(FFP)合同:買(mǎi)方易于控制總成本，風(fēng)險(xiǎn)小;賣(mài)方風(fēng)險(xiǎn)大而潛在利潤(rùn)可能大，因而常用。
在本文項(xiàng)目采購(gòu)中，為了便于控制總成本，降低合同風(fēng)險(xiǎn)，采用了固定總價(jià)的合同。由于本項(xiàng)目為集成項(xiàng)目，成本較為明確，實(shí)施時(shí)間較短，因此宜采用固定成本合同。
1·3采購(gòu)計(jì)劃編制
根據(jù)采購(gòu)分析的結(jié)果和所選擇的合同類(lèi)型編制采購(gòu)計(jì)劃，說(shuō)明如何對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行管理。具體包括:合同類(lèi)型、組織采購(gòu)的人員、管理潛在的供應(yīng)商、編制采購(gòu)文檔、制定評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等
在本文項(xiàng)目采購(gòu)中，筆者是依據(jù)采購(gòu)分析結(jié)果及所選合同類(lèi)型，制定了采購(gòu)計(jì)劃。該計(jì)劃包括以下主要內(nèi)容:采購(gòu)內(nèi)容、采購(gòu)流程、采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算等。有了以上具體的采購(gòu)計(jì)劃和實(shí)施步驟，接下來(lái)需要嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)劃并將其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)。
2采購(gòu)過(guò)程管理
2·1詢(xún)價(jià)
詢(xún)價(jià)是從可能的賣(mài)方那里獲得誰(shuí)有資格完成工作的信息，該過(guò)程的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)叫供方資格確認(rèn)。獲取信息的渠道有:招標(biāo)文件、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定專(zhuān)家擬定可能的供應(yīng)商名單等。通過(guò)詢(xún)價(jià)獲得供應(yīng)商的投標(biāo)建議書(shū)。
招標(biāo)文件的詢(xún)價(jià)方式是為通用和可靠的，本文項(xiàng)目采購(gòu)是采用該詢(xún)價(jià)方式。招標(biāo)文件的編寫(xiě)是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的基礎(chǔ)工作。其編制質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到招標(biāo)工作能否正常進(jìn)行，甚至影響授標(biāo)后能否順利履行合同。
故招標(biāo)文件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整、詳盡，用詞準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，避免招標(biāo)雙方對(duì)文件的理解和解釋產(chǎn)生分歧，增加評(píng)標(biāo)工作量，影響招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。招標(biāo)文件通常由下列文件組成:
①技術(shù)文件:設(shè)備、部件及其附件的技術(shù)條件和要求;
②商務(wù)文件:包括詢(xún)價(jià)函、報(bào)價(jià)須知及供貨一攬表、合同基本條件及包裝、運(yùn)輸?shù)取?/p>
招標(biāo)文件定稿前要反復(fù)推敲、審查、修改。對(duì)于關(guān)鍵件的選用，應(yīng)在廣泛了解市場(chǎng)及使用情況的基礎(chǔ)上，在招標(biāo)文件中予以明確設(shè)備配套關(guān)鍵件的規(guī)格型號(hào)及供貨廠商。這樣做有利于提高各投標(biāo)文件的響應(yīng)性，防止投標(biāo)文件內(nèi)容及標(biāo)價(jià)差異過(guò)大，從而減少評(píng)標(biāo)工作量。
本次項(xiàng)目采購(gòu)的招標(biāo)文件是完全按照上述要求進(jìn)行編寫(xiě)的，注明了每一臺(tái)采購(gòu)設(shè)備的具體配置和詳細(xì)技術(shù)要求，并且對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、供貨、合同基本條件等作了詳細(xì)說(shuō)明。這項(xiàng)工作耗費(fèi)了項(xiàng)目組采購(gòu)階段多的時(shí)間和精力，但是這些工作都是非常值得的，它確保了合同采購(gòu)設(shè)備能夠滿(mǎn)足項(xiàng)目實(shí)施的所有需求。
2·2供方選擇
這個(gè)階段根據(jù)既定的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)選擇一個(gè)承包商。評(píng)價(jià)方法有以下幾種:
①合同談判:雙方澄清見(jiàn)解，達(dá)成協(xié)議。這種方式也叫“議標(biāo)”;
②加權(quán)方法:把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見(jiàn)影響降至低程度。這種方式也叫“綜合評(píng)標(biāo)法”。
綜合評(píng)標(biāo)價(jià)法是指以投標(biāo)價(jià)為基礎(chǔ)，將評(píng)定各要素按預(yù)定的方法換算成相應(yīng)的價(jià)格，在原投標(biāo)價(jià)上增加或扣減該值而形成的評(píng)標(biāo)價(jià)格。評(píng)標(biāo)價(jià)格低的投標(biāo)書(shū)為優(yōu)。采購(gòu)機(jī)組、車(chē)輛等大型設(shè)備時(shí)，較多采用這種方法。
評(píng)標(biāo)時(shí)，投標(biāo)價(jià)格以外還需考慮的因素和折算為價(jià)格的方法，一般包括以下幾個(gè)方面。
(1)運(yùn)輸費(fèi)用。這部分由招標(biāo)單位可能支付的額外費(fèi)用包括運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)和其他費(fèi)用，如運(yùn)輸超大件設(shè)備需要對(duì)道路加寬、橋梁加固所需支出的費(fèi)用等。換算為評(píng)標(biāo)價(jià)格時(shí)，可按照運(yùn)輸部門(mén)(鐵路、公路、水運(yùn))、保險(xiǎn)公司，以及其他有關(guān)部門(mén)公布的取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)算貨物運(yùn)抵終目的地將要發(fā)生的費(fèi)用。
(2)交貨期。以招標(biāo)文件“供貨一覽表”中規(guī)定的具體交貨時(shí)間作為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)投標(biāo)書(shū)中提出的交貨期早于規(guī)定時(shí)間，一般不給予評(píng)標(biāo)優(yōu)惠，因?yàn)槭┕み�不需要時(shí)的提前到貨，不僅不會(huì)使項(xiàng)目法人獲得提前收益，反而要增加倉(cāng)儲(chǔ)管理費(fèi)和設(shè)備保養(yǎng)費(fèi)。
如果遲于規(guī)定的交貨日期，但推遲的時(shí)間尚在可以接受的范圍之內(nèi)，則交貨日期每延遲一個(gè)月，按投標(biāo)價(jià)的某一百分比(一般為2%)計(jì)算折算價(jià)，將其加到投標(biāo)價(jià)上去。
(3)付款條件。投標(biāo)單位應(yīng)按照招標(biāo)文件中規(guī)定的付款條件來(lái)報(bào)價(jià)，對(duì)不符合規(guī)定的投標(biāo)可視為非響應(yīng)性投標(biāo)而予以拒絕。但在訂購(gòu)大型設(shè)備的招標(biāo)中，如果投標(biāo)單位在投標(biāo)致函內(nèi)提出，若采用不同的付款條件(如增加預(yù)付款或前期階段支付款)可降低報(bào)價(jià)的方案供招標(biāo)單位選擇時(shí)，這一付款要求在評(píng)標(biāo)時(shí)也應(yīng)予以考慮.
