許多公司尚不清楚資源情況試圖開展IT項(xiàng)目，這如同不清楚有多少錢想買汽車一樣。而PPM可幫助管理者分析清楚形勢(shì)，優(yōu)化項(xiàng)目執(zhí)行。
利用PPM加強(qiáng)治理
弗吉尼亞州設(shè)備生產(chǎn)商HamiltonBeachBrands的信息服務(wù)部門高級(jí)主管JerryHodge原以為他那小小的IT部門只有約20個(gè)項(xiàng)目，但其實(shí)卻有60個(gè)項(xiàng)目。ShawnJohnson是躋身于《財(cái)富》500強(qiáng)的金融服務(wù)公司信安金融集團(tuán)(PrincipalFinancialGroup)的項(xiàng)目組合主管助理，他記得有一次三名項(xiàng)目經(jīng)理出席規(guī)劃會(huì)議時(shí)，三個(gè)人準(zhǔn)備的項(xiàng)目規(guī)劃居然都要求在同一時(shí)間獲得同一資源。當(dāng)然，終結(jié)果是，這些項(xiàng)目一開始注定失敗，因?yàn)闆]有足夠的可用資源。
這時(shí)PPM登場(chǎng)了。PPM是項(xiàng)目組合管理，目的在于根據(jù)所有擬訂的項(xiàng)目來衡量可用資源，比如時(shí)間和資金，并且運(yùn)用一致的方法讓資源與業(yè)務(wù)目標(biāo)相一致。
弗雷斯特研究公司跟蹤分析PPM的高級(jí)分析師LewisCardin說：“項(xiàng)目組合管理讓公司可以比較所有的投資機(jī)會(huì)，確定哪些投資機(jī)會(huì)給戰(zhàn)略目標(biāo)帶來大的積極影響。這么做對(duì)業(yè)務(wù)主管而言正中下懷，因?yàn)檫@些戰(zhàn)略目標(biāo)正是考核他們業(yè)績(jī)的標(biāo)準(zhǔn)。”
應(yīng)用PPM并非易事，但卻日益重要。Cardin指出，目前的IT預(yù)算中幾乎20%用于項(xiàng)目開發(fā)。同時(shí)，只有約30%的公司實(shí)施了項(xiàng)目組合管理，不過70%左右的公司稱設(shè)有項(xiàng)目管理辦公室來監(jiān)管項(xiàng)目。
Cardin說：“PPM在公司中的采用率相當(dāng)高。我們關(guān)注了PPM市場(chǎng)的主要廠商，它們的收入增長(zhǎng)當(dāng)中25%、30%或80%來自公司客戶和許可費(fèi)。”
PPM的三條腿
雖然PPM涉及到許多復(fù)雜軟件，但軟件只是它的一部分，其他部分更為重要。
Hodg說：“PPM有三條腿，那是人、流程和工具。”他領(lǐng)導(dǎo)的30人IT小組使用InnotasOn-DemandPPM這款SaaS產(chǎn)品。
首先是業(yè)務(wù)流程。信安金融集團(tuán)的Johnson預(yù)測(cè)：“要是沒有明確的流程，會(huì)很麻煩。”他所在的集團(tuán)使用Primavera的PPM工具，管理著大約1000個(gè)項(xiàng)目管理用戶及5700名員工;這些員工使用的是Primavera工作時(shí)間記錄單，這是項(xiàng)目管理工作的一部分。
弗雷斯特研究公司發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致PPM失敗的常見原因之一是，還沒有落實(shí)業(yè)務(wù)流程，試圖建立PPM。
USTGlobal這家IT和商業(yè)處理服務(wù)公司的CIOTonyVelleca也認(rèn)為：“必須了解業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)問題。”USTGlobal讓開展600多個(gè)項(xiàng)目的約5000個(gè)用戶使用Innotas。他特別指出，對(duì)流程的這種關(guān)注還必須貫徹到培訓(xùn)方面。“我們的首期培訓(xùn)可能過于偏重技術(shù)。后來改變介紹PPM的方式越來越吸引人了。”
選擇PPM工具前，要開始做流程方面的工作。Hodge說：“我順帶做這塊工作，所以我可能把六個(gè)月當(dāng)中的大部分時(shí)間用于落實(shí)流程，讓我的團(tuán)隊(duì)能有佳表現(xiàn)。我在引入工具前，需要從人這方面入手。還要確保落實(shí)了所需的流程，我要對(duì)從事項(xiàng)目管理的人員進(jìn)行培訓(xùn)。”
人對(duì)整個(gè)PPM過程很重要。PPM離不開信息，員工必須提供信息，而且所提供的信息的詳細(xì)程度常常大大超過以往。PPM所需的工作量通常大于原有的工作方式，所以會(huì)遇到阻力。Cardin說：“公司引入了一些嚴(yán)格規(guī)定和流程，要是相關(guān)的人不理解這對(duì)他們有什么好處，會(huì)出現(xiàn)阻力。”
Hodge說：“不但要管理項(xiàng)目，還要對(duì)公司文化進(jìn)行重大改變。”因而，只有當(dāng)PPM得到公司上下一致接受時(shí)，流程才能順暢起來。這意味著既要得到上層的大力支持，又要步調(diào)一致地向員工宣傳PPM的價(jià)值。
要考慮的另一個(gè)重要方面是PPM經(jīng)理本身。Cardin說：“項(xiàng)目管理辦公室的成敗取決于領(lǐng)導(dǎo)才能，這需要非常注重合作的項(xiàng)目管理人員。”
有效控制項(xiàng)目
拋開治理不說，PPM重要的功能之一是，它能更有效地控制項(xiàng)目――要是項(xiàng)目開始出問題，它會(huì)發(fā)出警告。
采用者在談?wù)揚(yáng)PM的優(yōu)點(diǎn)時(shí)，通常不會(huì)提到節(jié)省成本。Velleca表示，由于簡(jiǎn)化了收集及組織項(xiàng)目方面的數(shù)據(jù)，USTGlobal確實(shí)省下了一部分成本，但這不是主要的。
Velleca說：“如果一個(gè)重大項(xiàng)目失敗，公司可能至少會(huì)損失100萬美元。”因?yàn)閁STGlobal的大部分項(xiàng)目是針對(duì)外部客戶而實(shí)施的，所以這直接影響到公司利潤(rùn)。
他說：“我們的重點(diǎn)放在與客戶之間的長(zhǎng)遠(yuǎn)關(guān)系上。我們寧可自己受到影響，也要讓客戶滿意，所以我們會(huì)咬咬牙、承受損失。”
盡管Global的不同尋常在于它是一家IT服務(wù)公司，但以下這個(gè)原則廣泛適用：PPM能節(jié)省成本不是由于削減預(yù)算，而是由于更加確信――項(xiàng)目沒有超出預(yù)算，一旦出現(xiàn)了問題，能及早發(fā)出警告。
大多數(shù)PPM軟件是功能強(qiáng)大的分析工具，從而便于更準(zhǔn)確地跟蹤項(xiàng)目，讓管理人員和客戶知道項(xiàng)目狀態(tài)。Hodge說：“這款工具的一個(gè)重要部分是儀表板上的問題標(biāo)簽(issuestab)，它能發(fā)現(xiàn)問題、捕獲變更需求。”這不但提高了對(duì)問題的可見性，還更容易評(píng)估問題帶來的影響，告知有關(guān)方。Hodge說：“以前我們改動(dòng)項(xiàng)目后，從來不回過頭去，對(duì)變化的需求進(jìn)行修改。用戶還以為原來的進(jìn)度計(jì)劃還是老樣子。”
雖然項(xiàng)目管理通常被認(rèn)為是一項(xiàng)IT職能，但基本原則同樣適用于業(yè)務(wù)層面的其他許多部分。因而，由于各個(gè)方面的主管們?cè)噲D獲得更有效的控制，PPM不僅僅局限于IT，而已進(jìn)入到更廣泛的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。
Johnson說：“過去，項(xiàng)目管理辦公室是初的采用者，接下來IT部門也采用了。現(xiàn)在的趨勢(shì)是，PPM成了業(yè)務(wù)部門采用多的一年。如今使用新的許可證的業(yè)務(wù)人員數(shù)量超過了IT人員。”
Cardin說：“從IT的角度來看，整個(gè)PPM好比是一種粘合劑。它結(jié)合了戰(zhàn)略性規(guī)劃、商業(yè)方案、治理和項(xiàng)目組合管理，它們?cè)陧?xiàng)目管理流程當(dāng)中彼此交融。這是為什么如今項(xiàng)目組合管理成了IT部門內(nèi)部的一項(xiàng)戰(zhàn)略性職能。”
PPM的三項(xiàng)優(yōu)勢(shì)
防止IT人員被削減
RobertBiles是邁阿密海灘市的應(yīng)用系統(tǒng)經(jīng)理，他面臨削減成本的壓力。與美國(guó)其他許多城市一樣，邁阿密海灘市預(yù)計(jì)今年會(huì)因經(jīng)濟(jì)衰退出現(xiàn)財(cái)政赤字。
Biles表示，在過去兩年中，他因員工調(diào)動(dòng)或退休而少了五個(gè)人手，但同時(shí)又沒有填補(bǔ)這些崗位的預(yù)算。如今，由于州和地方政府將面臨又一個(gè)困難的年頭，Biles表示該市預(yù)算局建議他把工資總額削減7萬美元――相當(dāng)于一名開發(fā)人員的年薪，他領(lǐng)導(dǎo)的16人組成的應(yīng)用開發(fā)部門的工作量加大更不用說了。
他在談到與預(yù)算局的對(duì)話時(shí)說：“他們問我‘你有多少人在支持建筑應(yīng)用軟件?’我說‘三個(gè)人’。他們說‘我們覺得一個(gè)開發(fā)人員夠了，因?yàn)樵搼?yīng)用軟件得到了開發(fā)商的支持。既然我們?cè)诔鲥X讓開發(fā)商來支持，為什么內(nèi)部需要三個(gè)人員來支持呢?’”
Biles的策略是：他利用項(xiàng)目組合管理(PPM)軟件，向預(yù)算局表明為什么該市絕不能失去任何一名開發(fā)人員。
合理分配資源
邁阿密海灘市的IT部門在2008年10月開始使用Métier公司的項(xiàng)目組合管理軟件，以便讓像Biles這樣的經(jīng)理們能更清楚地了解到，該部門的45名員工如何被分配到60~70個(gè)項(xiàng)目中。
IT部門以前一直在使用微軟的Project軟件管理各個(gè)項(xiàng)目。但Biles表示，他和同事不了解員工精力如何分配在項(xiàng)目中，因而吃不準(zhǔn)他們能不能處理另外的工作。有時(shí)Biles及其他經(jīng)理盲目地把任務(wù)分配給員工。終結(jié)果是：IT員工經(jīng)常超負(fù)荷工作，經(jīng)理們不得不在后期限前幾天確定什么工作將優(yōu)先處理。
借助MétierPPM的解決方案WorkLenz，Biles及邁阿密海灘市IT部門的其他經(jīng)理現(xiàn)在能知道誰在什么時(shí)候做什么工作，并掌握了所有項(xiàng)目的情況。Biles表示，由于經(jīng)理知道哪些員工抽不開身，不太可能再把任務(wù)交給他們，更有可能討論如何讓空閑的IT員工接手項(xiàng)目。
簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)報(bào)表
WorkLen軟件還大大方便了Biles向預(yù)算局報(bào)告他的員工花費(fèi)多少時(shí)間用于每個(gè)市政部門開展的項(xiàng)目上。這有助于他證明員工對(duì)該市的價(jià)值。他說：“預(yù)算局老想知道我在每個(gè)部門上花了多少資金或時(shí)間、我在為這些部門干些什么。”
Biles表示，使用微軟Project無法輕松地把各項(xiàng)技術(shù)任務(wù)歸為預(yù)算局能看懂的幾大類，比如戰(zhàn)略、設(shè)計(jì)、運(yùn)營(yíng)和持續(xù)改進(jìn)。他說：“如果我說花了65個(gè)小時(shí)為移動(dòng)筆記本電腦安裝了NetMotion，沒人關(guān)心或理解這種行為。”
但使用WorkLenz之后，Biles可以為項(xiàng)目或任務(wù)添加信息字段，那樣他能確認(rèn)哪些任務(wù)與戰(zhàn)略、設(shè)計(jì)或是與運(yùn)營(yíng)有關(guān)。比方說，現(xiàn)在他可以告訴預(yù)算局，部門今年把20%的時(shí)間用在了為建筑部門從事戰(zhàn)略性工作上(如項(xiàng)目規(guī)劃和需求征集)。
對(duì)工作分類的一個(gè)相關(guān)好處是：Biles能夠向預(yù)算局表明，編寫代碼只是部門的一項(xiàng)工作。預(yù)算局一直以為，應(yīng)用開發(fā)人員的工作是開發(fā)程序。但自從他開始使用WorkLenz以來，他向預(yù)算局表明部門僅僅把15%的時(shí)間用在了編寫代碼上。其余時(shí)間與用戶一起確定應(yīng)用程序的需求、測(cè)試自行編寫或向廠商購(gòu)買應(yīng)用程序，以及部署、支持和改進(jìn)這些應(yīng)用程序。由于向預(yù)算局表明他的開發(fā)部門不僅僅從事編寫代碼，Biles讓預(yù)算局認(rèn)識(shí)到開發(fā)人員不是隨便可以削減的。
PPM工具顯身手
弗雷斯特研究公司跟蹤分析項(xiàng)目組合管理和質(zhì)量保證的副總裁MargoVisitacion說：“居高不下的項(xiàng)目失敗率意味著浪費(fèi)資金，這在經(jīng)濟(jì)衰退時(shí)期更無法容忍。”
IT經(jīng)理和項(xiàng)目管理專家表示，PPM可以幫公司把精力放在值得投入到缺乏預(yù)算的項(xiàng)目中，并可以幫公司更高效地開展這些項(xiàng)目。貝勒保健機(jī)構(gòu)(BaylorHealthCareSystem)的CIODavidMuntz也認(rèn)為，經(jīng)濟(jì)衰退加大了對(duì)項(xiàng)目管理軟件的需求。他說：“好的項(xiàng)目管理工具可以改善溝通、協(xié)調(diào)和合作。由于人工干預(yù)比較少，絕不會(huì)犯錯(cuò)。”
Muntz表示，貝勒保健機(jī)構(gòu)的IT部門利用Planview公司的PPM軟件，確定項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)、跟蹤項(xiàng)目進(jìn)程以及管理業(yè)務(wù)部門對(duì)IT資源的需求。他表示，面對(duì)現(xiàn)在財(cái)務(wù)上特別謹(jǐn)慎的這樣一段時(shí)期，明智地決定應(yīng)上馬哪些項(xiàng)目至關(guān)重要。
舉例說，IT部門被要求把一臺(tái)打印機(jī)從大廳一側(cè)移到另一側(cè)。于是IT部門使用Planview軟件，從所需的勞動(dòng)力和添加線路的成本來看，估計(jì)移動(dòng)打印機(jī)需要1700美元，但購(gòu)買打印機(jī)也只要300或400美元。IT部門馬上覺得移動(dòng)打印機(jī)不劃算，向業(yè)務(wù)部門說明了原因。
更準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)成本簡(jiǎn)化了應(yīng)對(duì)來自業(yè)務(wù)部門的要求。Muntz說：“如果不知道做某事所需的成本，會(huì)盲目行事。”
除了幫助IT部門確定需要避免的項(xiàng)目外，Planview軟件還標(biāo)明哪些項(xiàng)目應(yīng)加快完成―基于項(xiàng)目預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益。
在華盛頓州員工信用合作社(WashingtonStateEmployeesCreditUnion)，AtTask公司的托管型項(xiàng)目組合管理軟件幫助該機(jī)構(gòu)確定，哪些IT項(xiàng)目對(duì)信用合作社約15萬成員很重要。
該信用合作社的業(yè)務(wù)系統(tǒng)分析師兼項(xiàng)目經(jīng)理KeenanWagner表示，AtTask軟件讓員工在一個(gè)集中地方能獲得所有IT信息。該軟件可以跟蹤Wagner正在實(shí)施的40個(gè)IT項(xiàng)目，以及每個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)程風(fēng)險(xiǎn)、成本和經(jīng)濟(jì)效益。
Wagner表示，由于經(jīng)濟(jì)不景氣以及AtTask軟件提供的可見性，信用合作社推遲了幾個(gè)IT項(xiàng)目，包括引入敏捷開發(fā)和Scrum開發(fā)方法的項(xiàng)目、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)和商業(yè)智能部署項(xiàng)目以及開發(fā)CRM系統(tǒng)的項(xiàng)目。
信用合作社近決定為客戶開發(fā)一款貨幣市場(chǎng)產(chǎn)品時(shí)，Wagner用AtTask軟件來確定這個(gè)新項(xiàng)目對(duì)其他項(xiàng)目會(huì)有何影響。終結(jié)果是，定于11月1日啟動(dòng)的另一個(gè)項(xiàng)目必須進(jìn)行調(diào)整，為這個(gè)貨幣產(chǎn)品項(xiàng)目騰出時(shí)間。
Wagner說：“這個(gè)工具讓人喜出望外。它讓我們可以對(duì)比分析各個(gè)項(xiàng)目，制作成報(bào)告交給高級(jí)管理層，那樣他們可以明確我們的工作方向。”
盡管項(xiàng)目管理和項(xiàng)目組合管理軟件在幫助華盛頓州員工信用合作社和貝勒保健機(jī)構(gòu)抵御經(jīng)濟(jì)衰退，但CIOMuntz強(qiáng)調(diào)，僅有軟件是不夠的。軟件要與可靠的治理流程和經(jīng)過測(cè)試的項(xiàng)目管理方法配合使用。
Muntz說：“我關(guān)心的不是技術(shù)，而是有了工具后制訂的一套方法。需要一套良好的規(guī)范來滿足客戶的要求。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章
何為PPM?
PPM(ProjectPortfolioManagement)是項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目管理組織經(jīng)常使用的術(shù)語，是描述分析及集中管理一組現(xiàn)有項(xiàng)目或擬議項(xiàng)目的方法。
PPM方法的基本目標(biāo)是確定擬議項(xiàng)目的佳組合和開展順序，以便有效地實(shí)現(xiàn)企業(yè)的總體目標(biāo)――這些目標(biāo)通常用實(shí)際的經(jīng)濟(jì)衡量指標(biāo)、業(yè)務(wù)戰(zhàn)略目標(biāo)或技術(shù)戰(zhàn)略目標(biāo)來表示，同時(shí)客觀考慮管理或外部實(shí)際因素帶來的約束。
運(yùn)用PPM方法來分析的項(xiàng)目其典型屬性包括：每個(gè)項(xiàng)目的總體預(yù)期成本、稀缺資源(人或其他方面)的使用、預(yù)期的后期限以及與項(xiàng)目組合中其他項(xiàng)目的關(guān)系。
